如何减少时间浪费，以便有效地完成

既定目标

。

由于时间所具备的四个独特性，

所以时间管理的对象不是

“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。

请注意：

（

1

）

所谓“时间的浪费”，

是指对目标毫无贡献的时间消耗。

（

2

）

所谓“自管理者的管理”——你必须抛弃陋习，

引 进新的工

作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权

衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事

半功倍。

大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格

里在威格利 南方联营公司当了

20

多年的总经理，该公司是美国最成

功的超级市场之一，他获得了许多值得引证的荣誉。第一，他的工作

历 程记录几乎为所有的总经理所羡慕，

这个记录中包括连年不断的销

售记录和利润记录。

第二，

他毫不松懈地连续应用计划、

组织、

授权、

激励、

评价和控制等项目基本原则，

显示了他专业管理的精神。

第三 ，

他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来，

< br>正确的管理的基础是良好的时间管理。

在信息爆炸的今天，咨讯的空间在 无限地扩展，面临竞争的压

力、客户高品质的需求，您是否又有些无所适从呢？

们忽略。在上 面的“银行拨款”案例中，我们不难发现：每天我们有

24

小时 ，

每小时由

60

分钟组成，

60

秒组成，

总 计就是

8.64

万秒。

拥有这样的一笔 财富，

我们怎么可以视而不见？又怎么可以随

意处之？这个问题 恐怕需要我们花点时间来考虑。

有人曾粗略地统计

过

72

岁的美国人对时间是怎么花的：

睡觉：

21

年

工作：

14

年

个人卫生：

7

年

吃饭：

6

年

旅行：

6

年

排队：

6

年

学习：

4

年

开会：

3

年

打电话：

2

年

找东西：

1

年

其它：

3

年

看了上面的这一组数据，您有何感受？“时间管理”一直是个

重要的 问题，但从来没像今天这么重要过，为什么？原因如下：

*

寻求事业、家庭与社会生活平衡的 需要

*

信息爆炸

*

竞争的压力

*

你的客户对品质的要求

看来我 们要成为一个高效的时间管理者和职业人，减少时间浪

费的现象，确非易事。那么，我们 的问题究竟在哪里呢？

第二章、时间管理的误区

我们探索克服时间浪费的途径便是 “培养克服时间管理误区的

技能”。所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素 。以下

列出时间管理的五个误区，

请大家仔细阅读并分析，

看看自已是否存

在同样的问题：

误区之一：工作缺乏计划

查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利 恒钢铁公司总裁期间，曾经

向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：

“

请告诉我如何能在

办公时间内做妥更多的事，

我将支付给你任意的顾问费。

”李爱菲于

是 递了一张纸给他，

并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工

作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项

工作为止。

重新检查你的办事次序，

然后着手进行第二项重要的工作。

也不用担心。

手中的工作是最重要的，

则坚持做下去。

假如按这种方法你无法完成

全部的重要工作，

那么即使运用任何其它方法，

你也同样无法完成它

们，

而且倘若不借助某一件事的优先次序，

你可能甚至连哪一种工作

最为重要都不清楚。

将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。

当

这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。

数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，

并附言她确实已为 他上了十分珍贵的一课，

伯利恒瓮后来之所以能够

跃升为世界最 大的独立钢铁制造者，

据说可能是导因于李爱菲的那数

句真言。

< /p>

尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从

来不 做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：

1

、因过分强调“知难行易”而认为 没有必要在行动之前多做思

考；

2

、不做计划也能获得实效；

3

、不了解做计划的好处；

4

、计划 与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；

5

、不知如何做计划。

我们作 为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，成

为一个强调实效性的职业人士，不 应该把以上原因当做工作中的借

口，为什么呢？剖析如下：

1

、固然 有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则

有可能养成一种“做了再说”或“ 船到桥头自然直！”的侥幸心理。

试问：

房子燃烧的紧要关头，

消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火

筒进行抢救，还是应花费 少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，

然后再进行抢救？

2

、

不做计划的人只是消极地应付工作，

他将处于受摆布的地位；

做计划的则是有意识地支配工作，

处于主动的地位、

< br>并提高工作效率。

3

、

由于目标中拟定假设的客观环境发生变 动，计划与事实常常

难以趋于一致，

所以我们必须定期审察我们 的目标与计划，

做出必要

的修正，寻找最佳途径。但如果是处于 无计划的引导，则一切行动将

杂乱无章，最终走进死胡同

。

综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：

1

、目标不明确

2

、没有进行工作归类的习惯

3

、缺乏做事轻重缓急的顺序

4

、没有时间分配的原则

误区之二：组织工作不当

组织工作不当的主要体现在以下几个方面：

*

职责权限不清，工作内容重复

*“事必躬亲，亲力而为”

*

沟通不良

*

工作时断时续

首先，学会如何接受请托：

对于我们每一个人来说，所面临的 请托可能来自部属、上司、

其他同级管理者、或是组织以外的人士。在很多请托中，有一 类是职

务所系而责无旁贷的；

另一类虽然也是职务所系，

但请托本身却是不

合时宜或是不合情理的；

尚 有一类请托则属无义务予履行的请托，

经

常引起我们困扰的是后 两类请托。

倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的

请托将四面八方地源源涌来。

一旦他办不妥委托的事项，

则不仅他所

企求的爱戴将化为乌有，

而且他将 丧失请托者尊敬。

“明智地接受请

托”的重要性在于：第一：“ 拒绝”是一种“量力”的表现。有的请

托若由他人承受可能比你承受更为恰当，

你不妨对请托者提出适时的

建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的 最有效手段。倘若因勉

强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。< /p>

所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于

我的职 责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，

将付出

什 么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一番“成本

——效益分析”之后，你 就可以决定取舍了。

其次，学会利用资源：

对于

基层 人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人

员手中获取所需的资料，既节约了时 间，又保证了信息的正确性。

比

如你想了解本月度部门考勤信息 ，

不妨去问问部门秘书；

想了解公司

的 考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员；等等。

对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：

1

、担心部属做错事；

2

、担心下属表现太好；

3

、担心丧失对下属的控制；

4

、不愿意放弃得心应手的工作；

5

、找不到合适的下属授权。

其实每个人的精力都是有限的，< /p>

尤其是管理者应当学会授权，

将

主要的精 力和时间放在更重要的事情上。

误区三：时间控制不够

在前面的“小张的故事”中，小张 在时间管理上最大的恶习就

是拖延时间，

以致到头来一事无成。

我们提供了一个拖延商数的测验，

请你先做一下自我评核。

拖延商数测验

请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：

（

1

）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。

A

非常同意

B

略表同意

C

略表不同意

D

极不同意

（

2

）为使 困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。

A

非常同意

B

略表同意

C

略表不同意

D

极不同意

（

3

）我经 常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工

作。

A

非常同意

B

略表同意

C

略表不同意

D

极不同意

（

4

）我遭 遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。

A

非常同意

B

略表同意

C

略表不同意

D

极不同意

（

5

）当被 迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。

A

非常同意

B

略表同意

C

略表不同意

D

极不同意

（

6

）我对 重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。

A

非常同意

B

略表同意

C

略表不同意

D

极不同意

（

7

）试图 令他人为管理者执行不愉快的工作。

A

非常同意

B

略表同意

C

略表不同意

D

极不同意

（

8

）我经 常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便

在夜晚或周末处理它。

A

非常同意

B

略表同意

C

略表不同意

D

极不同意

（

9

）我在 过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）

时，以致无法处理所面对的困难任务 。

A

非常同意

B

略表同意

C

略表不同意

D

极不同意

（

10

）在 着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一

个物件。

A

非常同意

B

略表同意

C

略表不同意

D

极不同意

评分标准：

每一个“非常同意”评

分，

“略表同意”评

3

分，

“略表不同

意”评

2

分，“极不同意”评

1

分。 总分小于

20

分，表示你不是拖

延者， 你也许偶尔有拖延的习惯。总分在

21

至

30

分之间，表示你有

拖延的毛病，但不太严重。总分多于< /p>

30

分，表示你或许已患上严重

的拖延毛 病。

我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井：

1

、习惯 拖延时间，前面案例“小张的故事”中的小张就是一个

典型的拖延时间的人。

2

、不擅处理不速之客的打扰。

3

、不擅处理无端电话的打扰。

4

、泛滥 的“会议病”困扰。

不少中、上层管理者曾经指出，会

议竟占去 他们日常工作的时间的四分之一，

甚至三分之一！

然而更令

他们感慨莫名的是，

在这么多的会议时间之中，

几乎有一半是徒劳无

功的浪费！

误区四：整理整顿不足

办公桌的杂乱无章与办公桌的大小 无关，因为杂乱是人为的。

“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。

让一个不富条理的人

使用一个小型的办公桌，

这个办 公桌会变得杂乱无章，

即使给他换一

个大型的办公桌，不出几日 ，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用

“帕金森定律”——

“ 工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时

间”

，我们也可以导 出“文件堆积定律”——“

文件的堆积将被扩

展，以便填满可供 堆积的空间。”

当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容

不迫地递给他？当你需要一份信息时，

是否满文件夹地翻个底朝 天？

下面是一份“文件处置测验”，看看你的文件处置系统是否完善。

< br>

文件处置测验

请快速地解答以下十二个问题。如 你无法即刻对某些题目提供

确切的答案，则请在题目前打问号“？”。

< br>

1

、订购文具后所取得的帐单。

2

、收到 一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前

你无暇阅读。

3

、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。

4

、某大学企管系学生寄来的问卷。

5

、部属 交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报

告的有关资料。

< br>

6

、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。

7

、一位 你经常接触的人告知新地址及新电话号码的

E-mail

。

8

、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或

其它）调 查报告。

9

、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两

本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。

10

、客户寄来的一封投诉信。

11

、人 事部门发出的有关员工考核程序的函件。

12

、提醒自己明年及早准备财务预 算的备忘录。

假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的

“？”，

则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。

你最好尽快设计

这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）！

误区五：进取意识不强

我们经常说到：“人最大的敌人就 是自己”。有些人之所以能

够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，就象前面我们提到的“小 张”，

最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，

缺乏对工作和生 活的责任感

和认真态度。主要表现在以下几个方面：

*

个人的消极态度

*

做事拖拉，找借口不干工作

*

唏嘘不已，做白日梦

*

工作中闲聊

如果我 们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时

间可有可无，

不愿面对工作中的具体事务，

沉溺于“天上随时掉下大

馅饼 ”的美梦，

那就需要好好反省自己了，

因为你随时在丧失宝贵的

机会，随时可能被社会所淘汰！

好了，前面我们谈到了五个时间管 理的误区，不管以前我们做

得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。 因此，

我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句

话：

昨天是一张已被注销的支票，

明天是一张尚未到期的本票，

今天则是随时可运用的现金。请善用它！

3.1

时间管理的六项基本原则

通过前 面的学习，我们对时间管理的概念和误区已经有了一个

基本的认识，

现在我们一起来探讨时间管理的基本原则，

只有对原则

有了 一个认识后，才有可能很好地运用时间管理的技巧与方法。

时间管理的六项基本原则：

1

、明确目标

2

、有计划、有组织地进行工作

3

、分清工作的轻重缓急

4

、合理地分配时间

5

、与别人的时间取得协作

6

、制定规则、遵守纪律

下面我们就时间管理的六项基本原则分别进行阐述。

2.1

原则之一：明确目标

2.1.1

目标刺激我们奋勇向上

在人生的旅途上，没有目标就好象 走在黑漆漆的路上，不知往

何处去。美国的一份统计结果显示，一个人退休后，特别是那 些独居

老人，假若生活没有任何目标，每天只是刻板地吃饭和睡觉，虽然生

活无忧，但他们后来的寿命一般不会超过七年。

虽说目标能够刺激我们奋勇向上， 但是，对许多人来说，

拟定

目标实在不是一件容易的事，

原因是我们每天单是忙在日常工作上就

已透不过气，

< br>还哪来时间好好想想自己的将来

。

但这正是问题的症结，

就是因为没有目标，每天才弄得没头没脑、蓬头垢面，这只是一个恶

性循环罢了！

另外有些人没有目标，则是因为他们不敢接受改变，与其说安

于现状，

不如坦白一点，

那便是没有勇 气面对新环境可能带来的挫折

与挑战，这些人最终只会是一事无成！

事实上，随波逐流，缺乏目标的人，永远没有淋漓尽致发挥自

己的潜能。因此，我们一 定要做一个目标明确的人，生活才有意义。

然而不幸的是，多数人对自己的愿望，仅有一 点模糊的概念，而只有

少数人会贯彻这模糊的概念。

许多人在公 司五年，

却没有五年的经验，

只能说有五年一次的经验。