受控与非受控文件
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文件分为受控文件和非受控文件，
受控文件是非受控文件的对称。
受控文件
和非受控文件应分别加盖
“
受控文件
”
和
“
非受控文件
”
印章，凡是存在修改和换版
的文件就是受控文件。其作用主要是用于各类体系文件的控制，如
I
SO9000
体
系的要求。
受
控文件是指该文件受发放部门控制，
未经批准不得擅自复制，
并
便于收回。
凡是能够产生多个修改状态或多个版本的文件都是受控文件。
也就是说受控文件
主要是控制使用文件的唯一有效版本。
一般来说这些文件是长期使用并始终处于
修改和换版状态的文件，如：成本手册、程序
文件、各种规章制度、定额、标准
成本、预算等。
受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防止其误用。
如：
ISO
、
GMP
等文
件。受控文件就是按
ISO9001
标准
4.2.3
（或
GB/T19001
及其它体系）要求予以控制的文件。受控文件的起草、审核、发布、实施、登记
都应该
规定执行。
当需要修改时，
应按文件控制程序实施，
一般须经过提出修改
意见，讨论修改、审核通过，发布、收回过期文件、登
记文件一览表等程序，而
不得随意修改。受控文件封面一般加盖受控图章。
原版性文件即原始签字原件
由公司文件管理部门人
员存档备查，
不盖受控章；
按照责任范围分发的文件为复
印件加盖受控章并编号，领用时由领用部门人员签字并在文件发放记录上登记；
当该文件需修改再版或撤消时按文件发放记录收回并登记。
“
< br>受控文件
”
应制定程
序对其进行
控制；
OHS
管理手册、
程序文件和作
业文件用于对外宣传和交流时，
可加盖非受控文件印章，
不作跟
踪管理，
组织内部使用时，
必须加盖受控文件印
章，列入受控范围；需增领文件时，应到文件管理部门按手续领取，严禁自行复
印；持有者应妥善保管，不得涂改、损坏、丢失。组织各项活动中具有重要指导
和检查作
用的文件，由于它对质量活动存在重大影响。因此，存在着作用范围、
有效时间等多种要
素。
为了保证其正确使用，
对其发放、
存放各个环节都必须形
成明确其范围、
时效、
< br>责任人等要求的文件，
对于这些文件所处状态应严格掌握，
并有书面接纳，对于其失落、损坏，也应有一个报批及处理规定，对于失效的受
控文件
要有回收的制度，
以及报废的方法，
非受控文件则不需要如此完
备的规定，
它一般指可扩大发放范围，并不再回收的文件。
一
.
目的：
对文件进行控制，确保文件的使用场所使用有效文件，
并及时从所有发放或使用场
所撤回失效或作废的文件，防止作废文件被错用、误用，从而
保证管理体系的有效运行。
二
.
范围：
本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所
有文件和资料（包括外来文
件）的控制，规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、
归档、借阅、修改、作废、处
置的方法。
三
.
职责：
3.1
总经理负责管理文件的批准。
3.2
管理者代表负责管理文件的审核。
3.3
办公室人资行政部负责文件的管理和控制，包括
外来文件的管理和控制。
3.4
各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制。
四
.
程序：
4.1
文件的编写、审批。
4.1.1
公司文件根据文件的性质由相关部门起草。
a)
管理体系文件由总经理批准。
b)
行政文件由办公室起草或委托有关部门起草，人资行政部
审核，总经理批准。
c)
作业性文
件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、
规章制度等文
件由各部门负责编制，经部门负责人审核后，由主管领导批准。
4.2
文件的编号所有文件都应有唯一的编号
，
以便区别
、
归档
、
保存
。
具体编号
方法：
a
）人资行政部的文件编号方法
RZXZ
—
***
b
）生产部的文件编号方法
SC
—
***
c
）
WRAP
社会责任的文件编号方
法
WRAP
—
***
d
）品牌事业部营销的文件编号方法
YX
—
***
e)
采购、担当方面贸易部的文件编号方法
MY
—
***
f
）工会的文件编号方法
GH
—
***
4.3
文件的发布
4.3.1
文件发放前应规定文件的发放范围，经管理者代表审批，并填
写好《文件发放范
围签收表》，人资行政部负责。