最新最实用外贸英语资料：一个标准的联系函格式：需要注意什么？--厦门韦博企业英语培训提供
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如你与某外商第一次联系，外商一定回复你！！！这里给大家一个标准的联系函
格式：需要注意什么？
如你与某外商第一次联系，不少人喜欢一开始就说从何得知该客户的，我们建议你，
一般情况下最好
不用提，客户在那里发布过求购信息，客户自己知道，多说多余，不过，如是本网线下转
发给你的外商询
盘，加一句话也无妨；
第一次联系客户时，除非客户在
询盘中提出，最好不要主动附上图片，以免被删或被国外反垃圾
邮件软件拦截；
与客户第一次联系最好用HOTMAIL邮箱，或在邮件中另附上你的HOTMAIL邮箱，因为垃圾邮件泛滥<
br>的原因，中国越来越多的邮件服务器被国外打入黑名单，你发的邮件可能最终进不了客户的邮箱，或客户<
br>回你的邮件你也收不到，这种情况已越来越严重，而用HOTMAIL邮箱一般不会有这方面的问题；
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如你与某外商第一次联系，这里给大家一个标准的联系函格式,请参考：
[开头语特忌讳主动过多介绍自己，因为会给人一种推销的感觉，给人的第一感觉就不好，事实上，没有
几个客户会有耐心来阅读你的长篇介绍的，不主动过多介绍自己将一定反而会给客户一种很自信、很专业
的印象，这种印象对你来说是非常重要的；
那么，“过多”的标准是什么呢？我们认为，介绍性语言超过两句即是“过多”!]
邮件标题：客户求购的产品名称
邮件内文：
TO:客户公司名称
Attn:客户人名
Re:客户求购的产品名称
[简洁开头后，你必须立即进入正文，即报价，因为
客户最关心的无非是产品规格与价格而已，你如不能
提供客户想要的东西，客户回你干吗？立即进入报价
，证明你是专业做该行的，你是有诚意、实实在在想
做生意的，大家的时间都很宝贵，都不想浪费时间，
特别是欧美商人更是如此；]
We are pleased to get to
konw that you are presently on the market
for产品名称,and as a
specialized manufacturer and
exporter for this product in China,we sincerely
hope to establish
business relations with your
esteemed corporation.
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Shipment:prompt
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will be pleased to re-offer you as per yr actual
requirements asap.
Pls note that the
product pictures will be sent to you upon yr
request,and a small sample
could also be sent
to you for yr final checking if the price is
finally acceptable.
To konw more about
our corporation,kindly visit our website:www.
Pls kindly check and revert at yr earlist.
落款
Co: Add: Tel: Fax:
E-mail:
有人说，客户询盘中规格说的不全，无法报价，事实上，没有那个
外商会在询盘中一次就把要求说完
的，你可估摸着试探性报，报错了没关系，这只是证明你是专业的、多
年做该行的，如所报的规格与客户
所要的不符，客户一般会很快回复你并详细告诉你他所需产品的具体要
求的；有人总喜欢第一次联系客户
时就问东问西的，有些国家的客户（如印度、韩国）可能会耐心回你，
但对大多数欧美客商（如美国）来
说，他们一般是不会回复该类邮件的；
所报的价必须是实价，必须与现有的市场行情相吻合，价太低，客户知道你不是做该行，不会理
你；价太
高也会吓跑客户，客户也不会回你，所以，切勿乱报价，应了解清楚了、多比较后再报，对新产
品、对外
贸公司来说这点尤其重要；
强烈建议：如你不能报出有一定竟争力的价格，请
最好不要联系客户，既然报不了价自然就成不了，不仅
客户很可能不会理你，你又何必浪费你及外商宝贵
的工作时间呢？对外贸公司来说，何不在货源上多下点
功夫，效果一定好很多！
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总之，你联系客户的目地无非是为了争取能最终成交，而要能最终实现成交的目地，你起码总要
迈过产品规格相符、出口报价适当这两个槛，直接洽谈这两个最重要的问题，不仅外商喜欢，也必能大大
缩短成交的进程，大家何乐何不为呢？
希望对那些目前正在准备做外贸的同学希望有用。
学习英语要持之以恒，所以在日常生活中也别忘了有机会练习练习自己的英语口语哦！
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合同管理制度
1 范围
本
标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、
终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
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本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格
的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法
人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2
工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5
合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等
活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质
，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），
检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6
组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7
在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6
工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1
在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2
签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、
质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报
告，提
出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承
办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4
工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
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