易效能时间管理：工具改变思维方式(第三章-5)
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第三章工具改变思维方式
30
苹果语音控制的三个技巧
46
手机无线遥控幻灯片
47
密码分级管理
49
电子设备数据备份与防丢
50
苹果语音控制的三个技巧
来分享一
个特殊的工具，它就是语音控制。我分享的是苹果的
Siri
功
能，如果你没有用
苹果的设备，那你可以跳过这一小节。
关于
Siri
，我讲
3
个部分，第一是句法，第二是设置，第三是关键技巧。
<
/p>
我经常用
siri
来控制我的手机，比如
说我要查询天气，我就会问它：明天重庆的天气怎
么样，明天北京的天气怎么样？
......
这样我就可以做到不需要打开手机，再点开
APP
查询了解各地的天气。
类似的用法很多，我在这里简单把句法说一下。
比如说：
我要发个短信，告诉张三我
一分钟之后到，系统就会自动帮我发一条短信给张三。
生日的时候，我要给家里人打电话，我就说打电话回家。
回家时要用导航，
我就说带我回家，
说完这
4
个字，
系统就会自动打开导航，
带我回家，
这就是句法。
这个句法我是怎么得来的呢？不是我随意说的，
很多人认为
Siri
是你说什么它都可以做
到，其实不是的。
你要对
Siri
进行
学习，了解哪些句法更容易被识别；哪些句法，可以调用哪个
APP
。
这个怎么学到呢？
我在设置里面来谈一谈：
你要打开手
机里那个“齿轮”形状的图标，也就是手机的设置，然后点击通用，找到
Siri
。
首先你要允许你能够使用
Siri
。
其次，这里面你
可以看到有一个设置项，叫“我的信息”
，我建议你把我的信息设置一
< br>下，在你的手机上面一定要建一个个人的联系人。
比如
说是我自己叶武滨，
然后我会把我的电话号码、
家庭地址、
办公地址全部都输入进
去。
我经常要联系的人，比如说张三、我的太太、我的爸爸等等，我也会把它设置好。
这样，我在用语音控制的时候就非常非常方便了。
第二个设置，你要启动一下
Siri
，按住
Home
键说一句简单的话，随便说一句即可，比
如说今天的天气怎么样，它就会返回今天的天气怎么样。
< br>左下角有一个问号，你点击进去，它会把每一个
APP
能
够用的句法全部都告诉你，有
电话、短信、日历、提醒、股票、天气等等很多很多，我建
议你把所有的都看一遍。
看完这些句法，
哪个是你经常用的程序，
你就可以去找到它，
然后去学习，
这样你以后
就能经常用它提供的句法模板了。
< br>
比如刚刚我讲到的我经常会用的：打电话回家，带我回家，明天北京的天气怎么
样，今
天的大盘怎么样，告诉张三我一分钟之后到等等，我都是在里面学习到的。
第三，我讲三条关键的技巧：
第一，你的网络一定要流畅，不要求一定要非常给力，但是如果你网络非常不行，那
Siri
是启动不了的。
第
二，你说完一句话，要有停顿，让
Siri
有个反应，不要一直
说。
比如你说完“打电话回家”
，然
后就要停止，这时系统可以识别了。如果这时候它识别
的有错，你可以点击上面显示出来
的“打电话回家”那几个字，看看对不对。如果不对你可
以改一下，你越改，
Siri
也会越聪明。
第三，
使用环境一定要安静，如果你在很嘈杂的地方，那你就要把手机靠得很近，
或者
使用耳机。
手机无线遥控幻灯片
我们经常能用到
幻灯片，
比如我经常讲课，
在课上给别人演示幻灯片，
而且需要把它投
影到大屏幕或是电视上面。
<
/p>
这时候我就需要对电脑或者
iPad
进行
控制。经常能看到很多人用红外线的激光笔来控
制幻灯片。
<
/p>
激光笔有什么样的优缺点呢？它的优点是非常方便，
容易携带；<
/p>
缺点就是要让你带着它！
如果我们用手
机就可以实现对幻灯片的控制，那我们就不需要带它了。多带一个设备，
就需要更多的维
护，更多的管理。
这还不是最重要的，
更重要的是，你永远无法知道，你下一页幻灯片的内容。这时你的
大脑就会分心去想：
我下一页要讲什么。
如果你学过时间管理，在之前我们提及的
理念是，大脑有杂念，就不能够专注在当下。
当我们在讲课或者演示的时候，要把焦点放在哪里呢？
要放在听众身上，
我们越少地关注其他事物，
就越容易专注，
所以我建议你用手机来遥
控自己的幻灯片。
今天我要隆重给大家推荐
Keynote
这款工具。
安卓平台上面也有类似的
工具，我今天分享的是苹果手机上面的。
苹果系统自带一个幻
灯片的软件叫
Keynote
，
我就是
用它来进行手机对幻灯片的遥控的。
现在我们需要两个设备，
一个设备是手机，另外一个设备是
iPad
或者苹果电脑。
怎么来设置呢？我们来讲一讲：
你要打开
iPad
上面的
Keynote
，然后，你需要打开一个
Keynote<
/p>
的文件，如果你没有，
那你要点加号，新建一个文件。
新建完这个文件以后，把它打开，然后你就会在右上角看到“扳手”这个
图标，点击进
去，选择“演示文稿工具”
，然后你就会看到有允
许
Remote
这个设置。
这个时候，你要打开手机的
Keynote
。<
/p>
你在主界面上面会看到左上角第二个键，
是一个手机的符号加一个播放的符号，
点击它，
然后就会出来
一个新的界面，点击“设备”
，然后点“查找设备”
。
这时候你就可以在
iPad
< br>上面的
Keynote
界面看到你自己手机的名称，
右边有个链接，
你
点击一下。
在手机和
iPad
的
Keynote
同时出现的一个界面上会有一个
4
位的数字，你点下确认，
这时候手机就跟
iPad
连通了。
有一个播
放的按钮，点击播放，然后你就可以看到
iPad
上的那个文件
的两页，如果你
没有看到的话，你可以点右上角去设置一下。
它有几个基本的功能：荧光笔、翻页，有一个设置的选项，你可以设置翻页的横屏、竖<
/p>
屏，是只看这一页还是能够看到下一页，这样就非常非常方便了。
我还专门推送了一篇文章，你可以访问微信公众号【时间管理】
，输入“
Keynote
”
，就
可以找到这篇文章，里面更图文化，更详细地讲述了这部分内容。
<
/p>
如果你是一位培训师，
或是一位职场上经常需要做演示的人士，<
/p>
我建议你用这款软件来
进行幻灯片的控制。
当然在安卓平台上我也用过类似的软件，
非常多，
能够遥控
Windows
里面的
PPT
文件。
你在安卓平台去找一找，也是很容易学到的。
今天我们分享的是手机遥控的方式，希望对你有帮助。非常感谢你的聆听。
整个工具篇共十几讲，到今天我就讲完了。
< br>在最后这个环节，我想给大家强调一下，工具真的实在太多了，我讲都讲不完。
但是我想告诉大家的是，
你一定要通过使用很多很多的工具，<
/p>
来提升你工作和生活当中
经常重复的那些行为的效率。
如果没有，你就去找到这些工具。
我在这十几讲里陆续分享了遥控、航班、
手写、
录
音等等工具，
其实这些就是在过去的
几年里面我大量使用的，对
我的工作和生活产生了细微的效率的提升。
点点滴滴的汇聚，
最终就成为大江大河，所以你要循序渐进，逐步去学习。
如果
你不需要这些工具，
你就不要学了。
因为学工具也要花时间，<
/p>
本来我们来学习时间
管理是为了提高效率。
如果不是出于自己的需要而学习，学习过多的内容，反而会导致你的效率降低。
人生不在做多少事，工具也不在于多，在于你是否需要。
如果你需要，就去研究，把它研究到极致。
< br>现在的工具越来越多，越来越方便，所以你在选择的同时
,
也要逐步地去深入，逐步找
到适合自己的。
密码分级管理
密码实在太重要了，我
不用强调你也知道。可是目前来说，密码的管理却越来越复杂，
所以，我来分享密码的管
理工具。
我们会大量地运用电子系统，运用软件系统，
每个软件的背后都有账号，都有密码，所
以我们的密码很多，也就容易
忘记。
一旦忘记，我们去找回，这就要花费大量的时间与精力。
很多人干脆就用一两个密码，但这也会造成巨大的风险。
一旦你的密码泄露，你的所有账户都不安全了。
因此，我们要对密码进行分级管理，既要保证不同，又要保证有一定的复用性。
我推荐大家根据情况做出选择，使用
6-10
个级别的密码。
第一个级别是最简单的，泄密的问题也不太大。
比如说，手机的屏保密码。
不过你一
定要记住，
手机的屏保密码一旦忘记了，
就不可能找回了，
你只能把手机恢复
出厂设置。
屏保的密码是
4
位数很简单，但是你一定要把它记
住。
如果别人要用你的手机，尽量给他设置一个指纹，这样你
就不用告诉他屏保密码了。
比如你家小孩，
< br>你给他设一个指纹；
你的同事，像我经常讲课，我的手机需要几个同事
之间都能打开，于是我就给他们都设置了指纹，这样就很方便，也不用输入密码。
< br>
因为输入密码的时候，别人容易看到，指纹更安全。
当然，我说的是苹果手机，其他的手机你就只能记住密码了。
第二个级别是在互联网上的一般性的账号。
我建议你用一个统一
的密码。
这个密码，
你
要经常去做一定
的修改。
第三个级别是社交应用和邮箱的密码，
我建议你把它们归为一类。
因为社交软件像微信、
微
博、邮件是蛮重要的，所以就要设置得复杂一点的数字和字母串在一起的密码。
第四个级别是网络付费类，
比如京东、
淘宝、
天猫、
当当，
这些都跟钱有关的支付类
的，
我建议你用一个密码，比较便于管理。
再往上的级别是银行类。
银行会区分查询密码、支付密码、信用卡密码。
我建议你查询类密码用一个，支付类密码用一个。取款密码就是支付类的。
如果你的金额很多，我建议大金额的储蓄卡，你用一个密码。
我不建议你把所有的银行卡全部都开通网银的功能。
我更不建议你办非常多的各类的银行卡、会员卡。
卡片不在多，在于精，在于分类。
其实管理事情、管理信息和管理物品都是一样的。
软件在某种意义上来讲是信息。
我们的卡片是属于实物，不在于多。
日本人讲“断舍离”
，我们以后的话题也许会讲到。
今天我分享一个“精挑细选，用到极致”的理念。
卡片不在于多，
多的话你管理起来就会很费精力，
很费时间，
一定要少而精，但是也不
能过于少，一定要少到你适
合的程度，然后把它分门别类，这样就很好。
这就是密码的分级，那密码用什么来管理呢？
我建议你找一个密码管理类的软件，例如：
1Password
、
oneSafe
都可以。
不过，
这些软件用起来也比较复杂，
一
旦你把这些软件给搞丢了，
或是这个软件进不去
了，就很难再找
回你记录的这些密码。
那要怎么办呢？
你找一个笔记类的软件，印象笔记也可以进行管理。
但是，
因为手机可能会丢，
这些软件别人也可能
会访问，
所以我建议你的密码不要用名
文来标记或者记录。
怎么记录呢？
把你的密码转换一下再记录。
举个例
子：
你的密码是
123456
，
那你把它倒过来
654321
，
或者在
654321
中间加上
abcde
。
我只是就这个规则举例，实际上你要做的工作比
这更复杂。
你的密码也不可能是
12
3456
，中间插入的也不要是
abcde
，这样大家还是容易猜到。
你就设置一个字母、
数字交替，
或者设置奇数位、
偶数位是密码，<
/p>
或者是每个给它加个
1
。
这个规则也不要太复杂，太复杂最后也记不住。
据说目前，我们邮箱的密码或是一些账号的密码很容易被泄露。
在互联网上，在有些地方，例如地下市场，我们的信息都可以被交易，
< br>比如我们的支付
宝里面有多少钱，我们的银行卡有多少钱这类信息。
当然这个我也只是听说，我也是在一些网络上看到，但是不得不防。
所以你的密码还是要定期做修改。
如果修改的话，你要批量修改。
去整理一下你的密码，区分级别，去做批量的修改。
甚至，你可以去试一试，假设密码丢了，你怎么找回？尝试做一下找回的过程、路径，
这对你有很大的帮助。
密码一定要整理，也一定要管理，一定要谨慎。
电子设备数据备份与防丢
今天，我来讲讲
iPhone
和
Mac
电脑的防丢。
手机，
对我们来说实在是太重要了。一旦丢失，会很麻烦。手机里面有我们的数据，这
些数据甚
至比手机本身还重要。
所以，我们讲的防丢包括手机里面的数
据的防丢以及设备本身的防丢。
我会讲五个小的方面：
第一，你一定要设置屏保密码。
一般
手机里面都有设置的“齿轮”
，你进入里面设置一下。
屏保密码不能够忘记，一旦忘记，你就要找人去恢复。
安卓平台比较容易恢复。
但是在苹果
平台，你就不能够恢复。
你只能恢复到出厂设置，
原来的数据就
没了，
而且
你只能找苹果帮你恢复。
第二，苹果系统的备份。
我不知道安
卓上面有没有整机备份功能，据我了解应该是没有，也不方便操作。
< br>而苹果平台，
自从乔布斯在推出的
IOS5.0
版本上增加了
iCloud
系统，
就实在太方便了。
其一，
iCloud
可以让我们共享；其二，它可以让我们备份，既可以备份在云端，又可以<
/p>
备份在电脑里面。
备份到云端是自动备
份的，
你需要打开手机的设置
“齿轮”
，
查看你有没有登陆
iCloud
，<
/p>
如果没有登陆就登陆一下，登陆的时候需要你的苹果
ID
和密码，其中有一项“备份”
，你最
好把它打开
。
你点进去打开，里面有一个自动备份的提醒，你可以看一下。
比如在你家有
WiFi
的时候，
你的
iPad
或者手机自动在
WiFi
的情况下，
就能够把你手机
< br>或
iPad
里面的数据，自动上传到云端。
你要查看一下它是否成功，如果成功会显示时间。
如果一次备份成功，近期的数据就已经安全了。
在外面的时候，
尽量不要点备份。
在家有
WiFi
的时候，
如果备份不成功可以多点几次。
第三，如果你的设备确实丢了，因为设置了前面两条：密码和
iCloud
备份，设备丢的
时候就不
用担心了，你可以用查找
iPhone
这个程序把它找到。
一般在你的其他
iPhone
、
iPad
、网页端或别人的手机上面，都会有查
找
iPhone
这个程
序。
无论你丢的是
iPhone
或
iPad
，都可以通过这个程序找到。
< br>
登陆你的苹果
ID
和密码，你
就可以知道，你有多少台设备。当然前提是，在你的那些
设备上，你一定登录过你的苹果
ID
。
你可
以有
3
种操作：播放声音、锁定、抹掉数据。
< br>
这
3
个操作，你可以依次进行
。
播放声音，就是在要查找的那个设备上会响一下——“噔”
。
锁定手机，如果你原来没有屏保密
码，你这时候锁定，它就会把你的设备锁掉；
如果你原来有屏
保密码，你也可以在让它在屏幕上显示你的电话号码。
抹掉数
据，不要轻易进行，除非你真的找不到，你的数据又很重要，你就把它抹掉。
抹掉数据之后再找回，数据也就没有了，除非你的云端有备份。
第四，
我要强调的是：
你在买设备的时
候一定要注意这个设备是最新款的，
或者是最大
的、最贵的，为
什么呢？
比如，你的
iPad
不带
4G
功能，只带
WiFi
功能。
因为很多地方的
WiFi
都需要密码才能上网，一旦设备丢了以后，设备上不了网，
它就
不能定位。
所以你买新款的带<
/p>
4G
功能的设备，随时能够上网，随时能够定位，这真的很重要。
第五，我们讲讲
PC
机和
Mac
电脑的备份。
<
/p>
Mac
电脑没有云端备份的功能，
但是你
可以买一个时间胶囊，
时间胶囊可以提供上网和
备份的功能，它
是专门给
Mac
电脑使用的。
你可以在家、在公司放一个，它就能自动备份。以后
Mac
丢了，就很容易恢复数据。
或者你的某个文件丢了，你可以恢复到某个时间
。
PC
机上的备份，你需要自己操作
，可以安装一个软件——
ghost
。
不过这比较复杂，建议你找身边比较懂
PC
机的朋友帮助你下载一下这个软件，帮你安
装和设置。