时间管理培训课程
-
时间管理培训课程
课程时数：
3
、
5
小时
授课方式：
讲演、案例分析、管理游戏、录象
必
备条件：数字投影仪、便携
课程简介
:
本课程通过对有效时间管
理重要性的讲解，通过对人们日常工作中在时间管理上存在的误
区的分析及时间管理基本方法、技巧的讲解，帮助学员进行有效
的时间管理、提高工作绩
效。
适合对象
:
新员工
培训目标
学完本课程后，学员能够达
到：
在今后的工作中减少浪费时间现象
学
会正确的时间分配并
充分有效地利用时间
学会制定
SMART
的工作目标
掌握制定有效
工作计划的方法和过程
课程要点
v
时间管理的概念和误区
v
时
间管理的基本准则
……目标原则
……20/80
原则
……四象限原
则
……有序原则
……对象原则
v
时间管理的方法和技巧
……
了解自己使用时间的方式和状况
……做好工作计划
……缩短别
人干扰的时间
……不要拖延
……第一次就把事情做好
……时间
的判断应有弹性
第一章：时间管理的概念和误区
§1：时间管理的概念
1
、
1
什么是时间？
在我们探讨“时间管理
“这个问题以
前，不妨先来读篇文章：
1930
年，胡适先生在一次毕业典礼上，
发表了一篇演讲，内容如下：
诸位毕业同学：你们现在要离开母
校了，我没有什么
礼物送给你们，只好送你们一句话。
第
1
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这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。
以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做
的。从今以后，你们可以依
自己的心愿去自由研究了。趁现在年
富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不
复返的，等
到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。
有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读
书？即使要
做学问，既没有图书馆，有没有实验室，哪能做学
问？
我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书
馆也不肯读
书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验
室也不肯做研究。你有了决心要研究
一个问题，自然会节衣缩食
去买书，自然会想出法子来设置仪器。
至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每
天只能做
1
点钟的工作。你们看他的成绩！每天花
1
点种看
10
页
有用的书，每年可看
3600
多页书；
30
年读
11
万页书。<
/p>
诸位，
11
万
页书可以使你成为一个学者了。可是每天看
3
种
小报也得费你
1
点钟的功夫；四圈麻将也得费你
1
点半钟的光
阴。看小报呢？还是打麻将呢？
还是努力做一个学者呢？全靠你
们自己选择！
易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成
器。
学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。
再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们
10
年之
后成什么器。
第
2
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看到胡适先生的这一番语重心长的
话语，你有何感受？“时
间就是效率“、“时间就是金钱“、“时间就是生命“、“一寸
光阴一寸金，寸金难买寸光阴“，诸如此类的描述我们每个人都
可以脱口而出，但是我们做得究竟怎样呢？我们常常听到
--
“我
要是在大学多学点东西就好啦！“
“我应该少看些电视，好好地
约束自己，多读点书！“ “时间根本不够用，公司股价节
节下
降，董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得我满头包；同事间争权夺
利，我总是担任和事佬的角色；家人总也见不到我，几乎把我登
报作废！“ 世界几
乎全面地在进步，但我们一天还是只有
24
小
< br>时。最成功和最不成功的人一样，一天都只有
24
小时，
但区别就
在于他们如何利用这所拥有的
24
小时。那么时间究竟是什么呢？
我们哲学家这样说：“时
间是物质运动的顺序性和持续性，其特
点是一维性，是一种特殊的资源。“ 要想能够真
正地了解时间并
且管理“时间“，我们有必要对时间的本质有深刻的认识。首先
让我们先了解时间的四项独特性：
（
1
）供给毫无弹性：时间的
供给量是固定不变的
，在任何情况下不会增加、也不会减少，每
天都是
24
小时，所以我们无法开源。
（
2
）无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术那样被积
蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节
流。
第
3
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页
（
3
）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是
说，时间是
任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法
取代的。
（
4
）无法失而复得：时间无法象失物
一样失而复得。它一但
丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时<
/p>
间，任何人都无力挽回。
小案例：
如果银行每天早晨向你的帐号拨款
8
、
64
万元。你在这一天可以随心所欲
，想用多少就用多少，
用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二<
/p>
天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花
也
好，第二天你又有
8
、
64
万元。请问：你如何用这笔钱？
1
、
2
什么是“时间管理“？
“时间管理“
所探索的是如何
减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四
个独特性，所以时间管理的对象不是“时间“，它是指面对时间
而进行的
“自管理者的管理“。
请注意：
<
/p>
（
1
）所谓“时间的浪费“，是指对目标
毫无贡献
的时间消耗。
（
2
）所谓“自管理者的管理“
--
你必须抛弃陋习，引进新的
工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、
分配时间、
权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，
事半功倍。
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页
大凡能够在事业上做出卓越成绩的
人都是时间管理的专家，
格里在威格利南方联营公司当了
20<
/p>
多年的总经理，该公司是美国
最成功的超级市场之一，他获得了许
多值得引证的荣誉。第一，
他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕，这个记录中包
括
连年不断的销售记录和利润记录。第二，他毫不松懈地连续应用
计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了
他专业管理的精神。第
三，他献身时间管理原则的事迹已经得到
大量文章的赞扬。在格里看来，正确的管理的基
础是良好的时间
管理。
在信息爆炸的
今天，咨讯的空间在无限地扩展，面临竞争的
压力、客户高品质的需求，您是否又有些无
所适从呢？
由于时间
所具有的独特性
，时间在各种资源中又往往容易被我们忽略。在
上面的“银行拨款“案例中，我们不难发
现：每天我们有
24
小
时，每小时由<
/p>
60
分钟组成，每分钟由
60
秒组成，总计就是
8
、
64
万秒。拥有这样的一笔财富，我们怎么可以视而不见？
又怎么可以随意处之？这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。
有人
曾粗略地统计过一个活到
72
岁的美国人对时间是怎么花的：<
/p>
睡觉：
21
年
工作：
14
年
个人卫生：
7
年
吃饭：
6
年
旅行：
6
年
排队：
6
年
学习：
4
年
开会：
3
年
打电话：
2
年
找东西：
1
年
其它：
3
年
看了上面的这一组数据，您有何感受？“时间管理
“一直是个重
要的问题，但从来没像今天这么重要过，为什么？
原因如下：
*
寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要
*
信息爆炸
第
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页
*
竞争的压力
*
你的客户对品质的要求
看来我们要
成为一个高效
的时间管理者和职业人，减少时间浪费的现象，确非易事。那
么，我们的问题究竟在哪里呢？
第二章、时间管理的误区
我们探索克
服时间浪费的途径便是
“培养克服时间管理误区的技能“。所谓时间管理的误区，是指<
/p>
导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区，请大
家
仔细阅读并分析，看看自已是否存在同样的问题：
误区之一：
工作缺乏计划
查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁
期间，曾经向管理顾问李
爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请
告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支
付给你任意的
顾问费。“李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天
必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并
持续地做下
去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次
序，然后着手进行第二项重要的工作。
倘若任何一项着手进行的
工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要
的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工
作
，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且
倘若不借助某一件事的优先
次序，你可能甚至连哪一种工作最为
重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里
的习惯。当
这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用“。
数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱
菲，并
附言她确实已为他上了分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所
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以能够跃升为世界最大的独立钢铁
制造者，据说可能是导因于李
爱菲的那数句真言。
尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事
从来不做或是不
重视做计划，原因不外乎如下几条：
1
、因过分强调“知难行易“而认为没有必要在行动之前多做
思考；
2
、不做计划也能获得实效；
3
、不了解做计划的好处；
4
、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；
5
、不知如何做计划。
<
/p>
我们作为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，
成为一
个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中
的借口，为什么呢？剖析如下：
1
、固然有些事情是易行而难料的，
但若过分地强调这一点，
则有可能养成一种“做了再说“或“船到桥头自然直！“的侥幸
心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水
龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火
源、分派工作，然后再进
行抢救？
2
、不做计划的人只是消极
地应付工作，他将处于受摆布的地
位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位
、并提高
工作效率。
第
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页
3
、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常<
/p>
常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做
出
必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则
一切行动将杂乱无章，最终
走进死胡同。
综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：
1
、目标不明确
2
、没有进行工作归类的习惯
3
、缺乏做事轻重缓急的顺序
4
、没有时间分配的原则
误区之二：组织工作不当
组织工作<
/p>
不当的主要体现在以下几个方面：
*
职责权限不清，工作内容重
复
*“事必躬亲，亲力而为“ *沟通不良
*
工作时断时续
首先，
学会如何接受请托：
对于我们每一个人来说，所面临的请托可能
来自部属、上司、其他同级管
理者、或是组织以外的人士。在很
多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽
然也是职
务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请
托则属无义务予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请
托。
倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类
的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不
仅他所企求的爱
戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。“明
智地接受请托“的重要性在于：第一：“
拒绝“是一种“量力
“的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不
第
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妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次
序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步
伐，是不合理的、不明智的
。
所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属
于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，
将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一
番“成本
--
效益分析“之后，你就可以决定取舍了。
其次，学会利用资源：
对于基层人员
而言，要善于利用资
源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时
间，又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信
息，不
妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问
公司的考勤管理员；等等。
对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：
1
、担心部属做错事；
2
、担心下属表现太好；
3
、担心丧失对下属的控制；
4
、不愿意放弃得心应手的工作；
5
、找不到合适的下属授权。
其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授
权，将主要的
精力和时间放在更重要的事情上。
第
9
页
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页
误区三：时间控制不够
在前面的“小
张的故事“中，小张在
时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致到头来一事无成。我<
/p>
们提供了一个拖延商数的测验，请你先做一下自我评核。
拖延商数测验
请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：
（
1
）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理
由和借口。
A
非常同意
B
略表同意
C
略表不同意
D
极不同意
（
2
）为使困难
的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。<
/p>
A
非常同意
B
略表
同意
C
略表不同意
D
极不同意
（
3
）我经常采取折衷办法以避免
或延缓不愉快的事是困难的工
作。
A
非常同意
B
略表同意
C
略表
不同意
D
极不同意
（
4
）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的
干扰与危机。
A
非常同意
B
略表同意
C
略表不同意
D
极不同意
（
5
）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。
A
非常同意
B
略表同意
C
略表不同意
D
极不同意
（
6
）我对重要
的行动计划的追踪工作一般不予理会。
A
非常同意
B
略表同意
C
略表不同意
D
极不同意
（
7
）试图令他人为管理者执行不愉快的
工作。
A
非常同意
B
略表同意
C
略表不同意
D
极不同意
（
8
）我
经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便
在夜晚或
周末处理它。
A
非常同意
B
略表同意
C
略表不同意
D
极不同意
（
9
）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）
时，以致无法处理所面对的困难任务。
A
非常同意
B
略表同意
C
略表不同意
D
极不同意
（
10
）在着手处理一件艰难的任务之前，
我喜欢清除桌上的每
一个物件。
A
非常同意
B
略表同意
C
略表不
第
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共
27
页
同意
D
极不同意
评分标准：
每一个“非常同意“评<
/p>
4
分，“略
表同意“评
< br>3
分，“略表不同意“评
2
分，
“极不同意“评
1
分。总分小于
20<
/p>
分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习
惯。总分在
21
至
30
分之间，
表示你有拖延的毛病，但不太严
重。总分多于
30
分，表示你或许已患上严重的拖延毛病。
我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井：
< br>1
、习惯拖延时间，前面案例“小张的故事“中的小张就是一
个典型的拖延时间的人。
2
、不擅处理不速之客的打扰。
3
、不擅处理无端电话的打扰。
4
、泛滥的“会议病“困扰。不少中、上层管理者曾经指出，
会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然
而更令
他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一
半是徒劳无功的浪费！
误区四：整理整顿不足
办公桌的杂乱无
章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显
示杂乱的心思“是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型
的办
公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的
办公桌，不出几日，这个办公
桌又会遭遇同样的命运。套用“帕
金森定律“
--
“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间
“，我们也可以导出“文件堆
积定律“
--
“文件的堆积将被扩
展，
以便填满可供堆积的空间。“ 当你的上司向你索取一份技术
资料，你是否能在第一时间
从容不迫地递给他？当你需要一份信
第
11
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页
息时，是否满文件夹地翻个底朝天
？下面是一份“文件处置测验
“，看看你的文件处置系统是否完善。
文件处置测验
请快速地解答以
下二个问题。如你无法即刻对
某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号“？“。<
/p>
1
、订购文具后所取得的帐单。
2
、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目
前你无暇阅读。
3
、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。
4
、某大学企管系学生寄来的问卷。
5
、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务<
/p>
报告的有关资料。
6
< br>、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回
复。
7
、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的
E-mail
。
8
、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场
（或
其它）调查报告。
9
、某管理顾问公
司中寄来的出版物宣传单，你认为其中
一、两本书也许值得订
购，但你无法确定是否真正值得订
购。
10
、客户寄来的一封投诉信。
1
1
、人事部门发出的有关员工考核
程序的函件。
第
12
页
共
27
页
1
2<
/p>
、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。
< br>假如你在以上二个问题的前面写上了两个或两个以上的“？
“，则表示你仍欠缺一
套完整的文件处置系统。你最好尽快设计
这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文
件夹）！
误区
五：进取意识不强
我们经常说到：“人最大的敌人就是自己“。
有些人之所以能够让时间白白流
逝而毫无悔痛之意，就象前面我
们提到的“小张“，最根本的原因就是他个人缺乏进取意
识，缺
乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方
面：
*
个人的消极态度
*
做事拖拉，找借口不干工作
*
唏嘘不
已，做白日梦
*
工作中闲聊
如果我们一直处于迟钝
的时间感觉
中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体
事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼“的美梦，那就需要好好反
省自己了，因
为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘
汰！
好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们
做得怎样，
要记住：世界上所有的成就都是“现在“所塑造的。
因此，我们要记取“过去“，把握“
现在“，放眼“未来“。送
给大家一句话：
昨天是一张已被注销的支票，
明天是一张尚未
到期的本票，
今天则是随时可运用的现金。请善用它！
3
、
1
时间管理的六项基本原则
通过前面的
学习，我们对时
间管理的概念和误区已经有了一个基本的认识，现在我们一起来
第
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27
页