2018年秋季小学生一年级新生全国学籍注册流程手册
-
全国中小学生学籍信息管理系统
操作手册
（二期学籍注册等）
二〇一八年八月
第一部分
系统介绍
第
1
章
文档编写目的
本文档用来指导学校和
教育部门的业务人员快速学习、
使用
“全国中小学生
学籍信息管理系统”
（以下简称“学籍系统”
）试
点的系统二期学籍注册、问题学
籍处理和全国学籍查询功能。
第
2
章
系统建设背景
学籍是学生作为某所学
校学生的身份证明文件，
学籍档案是记录学生就学和
成长过程的
重要载体。
学籍管理是学校和有关各级教育行政部门根据国家有关法
律法规和政策对学生从入学到毕业的学籍进行管理，
是学校管理的重要组成部分。<
/p>
学生学籍号是学籍信息的核心要素，
以学生居民身份证号为基础，
从幼儿园入园
或小学入学初次采集学籍信息后开始使用，基础教
育、高等教育、职业教育、成
人教育有机衔接，终身不变。
<
/p>
在教育部和地方各级教育部门的共同努力下，
全国中小学生学籍信
息管理系
统一期基本建成全国中小学生学籍信息数据库，
并已全
国联网运行。
全国中小学
生学籍信息管理系统将各类学籍业务均
纳入系统管理，
利用系统做好基础教育阶
段学生的学籍建立和学
籍正常变动（升级、升学、毕业等）
、学籍异动（转学、
出境学
习、
休学、
复学、
留级、
跳级、
辍学、
死亡等）
的管
理工作，
在跨省转学、
招生入学和经费监管等方面已初步取得良
好综合效益，
为进一步提高基础教育治
理能力和管理水平提供了
有力的支撑。
随着学籍系统应用的推进，
逐步暴露出了亟待改进和完善的问题，
主要表现
在跨省转学
跨省业务办理不够顺畅、
学籍查询不方便、
学籍注册办理不方便
、
问
题学籍处理不方便等。
在针对学校
的信息管理、
学生的学籍变动管理、
营养餐相
< br>关的计划管理、
业务的查询与统计及在系统相关设计与集成对接等内容上，
仍不
能够满足目前学籍管理工作量的需求。
需
要对一期所建设的系统进行对应部分功
能的升级。
根据教育部、
省市级、
学校级等各级用户对系统一
期功能的反馈意见和部内
1
相关司
局的意见，
系统二期建设聚焦核心学籍管理功能，
在一期系统基
本功能的
基础上适当进行扩展和完善，解决一期系统建设中存在的主要问题。
第
3
章
业务描述
3.1
小学新生注册
1
）居民身份证学生学籍注册
小学新生注册业务流程—居民身份证
开始
学前
学籍接续
小学新生注册申请
学校审核
学
籍准实时查重认证
学校上报学籍
学校主管教育部门审核
生成学籍
是
是否通过
否
分配正式学籍号
生成问题学籍
结束
图
1
居民身份证
小学新生注册业务流程
学校学籍管理员先对小学新生进行学前
学籍接续，
之后通过补录或导入学籍
2
信息，
发起小学新生注册申请，
经过学校审核、
学校上报和学校主管教育部门审
核，
生成学籍；
同时学籍身份信息提交基础数据库系统进行
学籍准实时查重认证，
查重认证通过的分配正式学籍号。查重认证不通过的，生成问题学
籍。
2
）港澳台和外籍学生学籍注册
小学新生注册业务流程—港澳台和外籍
开始
学前学籍接续
小学新生注册申请
身份证件号全国查重
是否通过
是
否
学校审核<
/p>
提示查重不通过原因
学校上报学籍
学校主
管教育部门审核
生成学籍
分配临时学籍号
结束
图
2
港澳台和外籍小学新生学籍注册业务流程
< br>学校学籍管理员先对小学新生进行学前学籍接续，
之后通过补录或导入学籍
信息，
发起港澳台和外籍学生注册申请，
经过
省内证件号查重和全国证件号查重，
查重通过的可继续注册学籍，
经过学校和学校主管教育部门审核，
生成学籍并分
配临时学籍
号。查重不通过的，不能注册学籍。
3
）无身份证件学生学籍注册
3
无身份证件学生注册业务流程<
/p>
开始
学校和教育部门线下确认学
生身份信
息
学校发起学籍注册申请并上
传证明材料
学校审核
学校上报学籍
学校主管教育部门审核
上级各级教育部门审核
（一直到省级）
生成学籍
分配临时学籍号
结束
图
3
无身份证件小学新生学籍注册业务流程
学校和学校主管教育部门需先对学生身份信息进行确认，
确认无误的，
由学
校学籍管理员发起无身份证件学生学籍注册申请并上传证明材料，
经过学校审核、
学校上报、
学校主管教育部门
审核，
以及一直到省级的各级教育部门审核后，
分
配临时学籍号。
3.2
非小学新生注册
1
）居民身份证学生学籍注册
4
非小学新生注册业务流程—居民
身份证
开始
非小学新生注册申请
学籍准
实时查重认证
是否通过
否
是
学校审核
提示查重认证不通过原因
学校上报学籍<
/p>
否
学校主管教育部门审核
生成学籍
分配正式学籍号
结束
图
4
居民身份证非小学新生注册业务流程
学校学籍管理员录入或导入学籍信息，
发起非小学新生注册申请，
经过基础
数据库系统进行学籍准实时查重认证，
查重认证通
过的，
经过学校审核、
学校上
报和学校
主管教育部门审核，生成学籍并分配正式学籍号；查重认证不通过的，
不能注册学籍。<
/p>
2
）港澳台和外籍学生学籍注册
5
非小学新生注册业务流程—港澳
台和外籍
开始
非小学新生注册申请
身份
证件号全国查重
是否通过
是
否
学校审核
提示查重不通过原因
学校上报学籍
否
学校主管教育部门审核
生成学籍
分配临时学籍号
结束
图
5
港澳台和外籍非小学新生学籍注册业务流程
学校学籍管理员录入或导入学籍信息，
发起港澳台和外籍学生注册申请，
经
过省内证件号查重和全国证件号查重，
查重
通过的可继续注册学籍，
经过学校和
学校主管教育部门审核，<
/p>
生成学籍并分配临时学籍号。
查重不通过的，
不能注册
学籍。
3
）无身份证件学生学籍注册
6
无身份证件学生注册业务流程<
/p>
开始
学校和教育部门线下确认学
生身份信
息
学校发起学籍注册申请并上
传证明材料
学校审核
学校上报学籍
学校主管教育部门审核
上级各级教育部门审核
（一直到省级）
生成学籍
分配临时学籍号
结束
图
6
无身份证件非小学新生学籍注册业务流程
< br>学校和学校主管教育部门需先对学生身份信息进行确认，
确认无误的，
由学
校学籍管理员发起无身份证件学生学籍注册申请并上传证明材料，
经过学校审核、
学校上报、
学校主管教育部
门审核，
以及一直到省级的各级教育部门审核后，
分
配临时学籍号。
7
第二部分
学籍注册
第
4
章
学前调档名单管理
操作菜单：
学校学籍管理员选择
【学籍管理
->
学籍注册
->
学前调档名单管理】
，
进入学前调档名单管理页面，如下图：
图
7
学前调
档名单管理
输入查询条件，点击“查询”按钮，查询符合条件
的学前调档名单信息。
4.1
导入学前调档名单
点击“
Excel
导入”按钮，显示学前调档名单导入窗口，如下图：
图
8
学前调档名单导入
首先点击“下载模板”超链接，下
载学前调档名单
Excel
导入模板，录入要
< br>导入的学生身份信息。之后点击“浏览”按钮，选择要导入的
Excel
文件，点击
“打开”按钮，如下图：
8
图<
/p>
9
学前调档名单导入
< br>若导入的数据存在问题，
相关问题信息会显示在导入窗口中，
无问题则导入
成功。导入成功后，会实时查询学前学生信息，确定是否匹配到学前学
籍。
4.2
新增学前调档名单
点击“新增”按钮，显示学前调档名单新增窗口，如下图：
图
10
学前
调档名单新增
录入学生身份信息，
如
果身份证件类型选中居民身份证，
性别和出生日期会
变为不可编
辑，
根据填写的身份证件号自动生成性别和出生日期。
身份证号
已经
录入的，不允许重复录入。录入完成后，点击“确定”按钮，完成名单新增。新
增完成后，会实时查询学前学生信息，确定是否匹配到学前学籍。
1)
唯一匹配到学前学籍的学生，处
理状态变为“已匹配学前学籍”
，学籍管理
9
员可在【学籍注册
->
学前档案信息补录】功能中补录学生信息，或者导出并
补录学生信息后，
在
【学籍注册
->
小学新生注册】
功能中导入学生学籍信息。
2)
未匹配到学前学籍的，处理状态
变为“未查到学前学籍”
，学籍管理员导出
并补录学生信息后，
在
【学籍注册
->
小学新生注册】
模块导入学生学籍信息。
3)
匹配多条学前学籍的
（无身份证件号，
或者有身份证件号但重复的问题学籍）
< br>，
处理状态变为“待确认学前学籍”
，点击超链接，显示
学前学籍确认窗口，
如下图所示：
图
11
匹配
多条学前学籍
学籍管理员确认学前学籍信息，
可选择一条匹配的学前学籍或者确认都不匹
配，如下图所示：
< br>
10
< br>图
12
确认匹配的学前学籍
图
13
确认都不匹配
学籍管理员确认学前学
籍后，
在
【学籍注册
->
学前档案信息补录】
功能中补
录学生信息，或者导出
并补录学生信息后，在【学籍注册
->
小学新生注册】功能
中导入学生学籍信息。
11
4.3
修改学前调档名单
在列表中选择要修
改的学生信息，点击“修改”按钮，显示学前调档名单修
改窗口，如下图：
图
14
学前调档名单修改
修改学生身份信息后，点击“确定
”按钮，完成名单修改。已发起学籍注册
业务或已成为正式学籍学生的信息，
不允许修改。
修改完成后，
会实时查询学前
学生信息，重新确定是否匹配到学前学籍。
4.4
删除学前调档名单
在列表中选择要删除的学生信息，点击“删除”按钮，确认后完成删除，如
下图：
12
图
15
学前
调档名单删除
已发起学籍注册业务或已成为正式学籍学生的信
息，不允许删除。
4.5
导出学前调档名单
在学前调档名单列
表中选择要导出的学生信息，
点击
“调档学生导出”
按钮，
保存导出的
Excel
文件，如下图：
图
16
学前调档名单导出
13
处理状态是
< br>“待确认学前学籍”
的和已发起学籍注册业务或已成为正式学籍
< br>学生的，不允许导出。
另外，
由于学籍系统二期中学籍注册功能的调整，
导出学前调档名单时还需
要注意：
不同身份证件类型的学籍注册导入模板也不同。
因
此在导出名单时，
不
同身份证件类型的学生不能一起导出：
身份证件类
型是居民身份证的学生是按照居民身份证学生的学籍导入
模板导出的；
< br>
身份证件类型是护照、香
港特区护照
/
身份证明、澳门特区护照
/
身份证
明、台湾居民往来大陆通行证和境外永久居留证的学生
，是按照港澳台
和外籍学生的学籍导入模板导出的；
身份证件类型是其他，即无身份证
件的，由于系统中不支持学籍导入，
不能导出。
第
5
章
学前档案信息补录
对于已匹配学前学
籍的学生，
学校学籍管理员可补录学籍信息。
选择
【学籍
注册
->
学前档案信
息补录】
，默认显示可补录学籍信息的学生，如下图：
图
17
学前
档案信息补录
选择要补录的学生，点击“学籍信息补录”按钮
，进入学籍信息补录页面，
根据学生身份证件类型的不同，
补录
页面的信息项也不同。
居民身份证学生补录
页面如下图：
14
图
18
学前档案信息补录—居民身份证学生<
/p>
港澳台和外籍学生补录页面如下图：
图
19
学前
档案信息补录—港澳台和外籍学生
补录学籍信息后点击“保存
”
，完成学籍信息补录。
第
6
章
小学新生注册
操作菜单：学校学籍管
理员选择【学籍管理
->
学籍注册
->
小学新生注册】
，
进入小学新生注册页
面，如下图：
15
图
20
小学
新生注册
页面上按照身份证件类型，分别提供了“居民身份证
”
、
“港澳台和外籍”和
“无身份证件
”三类学籍注册的入口。
6.1
居民身份证学生注册
学校学籍管理员
在导出的居民身份证学生学前调档名单中，
补录学生学籍信
息。
补录完成后，点击小学新生注册页面“居民身份证”下的“导入”超链接，
进入居民身份
证学生学籍导入页面，如下图：
图
21
小学新生注册导入—居民身份证学生
点击“浏览”按钮，选择要导入的学籍模板，点击“打开”按钮，如下图：
16
图
22
小学新生注册导入模板选择—居民身份证
学生
选择文件之后，
返回学籍导入页
面，
点击
“上传”
按钮，
上传学籍导入模板，
如下图：
图
23
小学
新生注册导入模板上传—居民身份证学生
系统对模板进行校验
，
若存在校验未通过的数据，
页面上会提示校验通过和
失败的数量，如下图：
17
图
24<
/p>
小学新生注册导入模板处理—居民身份证学生
点击文件名的超链接，可查看校验失败的原因，如下图：
图
25
小学
新生注册导入失败原因查看—居民身份证学生
根据提示修改数
据后，
学籍导入成功。
学籍注册申请提交学校学籍主管领导
审核，
同时学生身份信息提交基础数据库系统查重认证，
在学籍注册完成后，
查
重认证通过的分配正式学籍
号，不通过分配临时学籍号并生成问题学籍。
6.2
港澳台和外籍学生注册
学校学籍管理
员在导出的港澳台和外籍学生学前调档名单中，
补录学生学籍
信
息。补录完成后，点击小学新生注册页面“港澳台和外籍”下的“导入”超链
接，进入港
澳台和外籍学生学籍导入页面，如下图：
18
图
26<
/p>
小学新生注册导入—港澳台和外籍学生
点击“浏览”按钮，选择要导入的学籍模板，点击“打开”按钮，如下图：
图
27
小学
新生注册导入模板选择—港澳台和外籍学生
选择文件之后，<
/p>
返回学籍导入页面，
点击
“上传”
按钮，
上传学籍导入模板，
如下图：
19
图
28
小学新生注册导入模板上传—港澳台和外
籍学生
系统对模板进行校验，
若存在
校验未通过的数据，
页面上会提示校验通过和
失败的数量，如下
图：
图
2
9
小学新生注册导入模板处理—港澳台和外籍学生
点击文件名的超链接，可查看校验失败的原因，如下图：
20
图
30
小学新生注册导入失败原因查看—港澳台和外籍学生
根据提示修改数据后，
学籍导入成功。
导入后的学生学籍需经过省内和全国
身份证件号查重，
查重通过的提交学校学籍主管领导审核，
不通过的退回学校学
籍管理员处理。
6.3
无身份证件学生注册
点击小学新生注
册页面“无身份证件”下的“录入”超链接，进入无身份证
件学生学籍录入页面，如下图
：
图
31
小学新生注册录入—无身份证件
录入
学籍信息和家庭成员信息
（家庭成员要求至少有
1
人的身份证件类型是
居民身份证）
，
并上传证明材料后，
点击
“保存并继续”
按钮，
保存当前学生后，
可继续录入下一名学生，点
击“保存”按钮，保存当前学生信息。
21