流程优化的必要性

绝世美人儿
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2021年02月09日 04:20
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一物降一物的意思-

2021年2月9日发(作者:豆一)


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流程优化的必要性




流程优化的必要性



很多企业认为自己 很优秀,是行业的排头兵、


区域的标杆,都是别人在向自己学习,没

有必要做流程优化。


考虑到流程优化需要大量的时间和精力,


还存在一定的不稳定期,


企业


就更不愿意优化流程了。


实际上,


流程优化不是企业要不要做的事情,


而是不得不做的事情。



一、应对外部市场的变化



流程优化首 先是为了应对外部市场的变化。


例如,


中国的造船业直至两年前 一直是全世


界的龙头,造船企业层出不穷、生意红火、利润丰厚,但是从


2011


年开始订单量大幅度下


滑,

< br>2012


年民营造船厂面临停产甚至倒闭。经营状况好一点的企业会向员工发放一 些基本


工资保障,


让他们回家休息,


等 待有订单时回来工作;


经营状况不好的企业则直接全部遣散,


就 留一些看大门的人。



市场环境在发生变化,每个企业都应当加 强应对外部市场变化的能力。



1.


市场竞争变化





【案例】



一位首富的发家史



A


公司起步于


20


世纪


80


年代,


主要经营烟、


酒、

< br>饮料、


酱油、


盐等生活用品,


2 003


年正式注册成立公司。


A


公司从 “夫妻店”


做到了当地首富,主要在于它们进


行了流程再造。< /p>



A


公司的负责人是一位和蔼可亲的中年 人,姓姚。尽管他已经成为当地首富,


但是没有一点架子,


非常 容易沟通,


他曾经资助很多贫苦的农村学子读书。


这跟他


的个人成长经历有关。姚先生有一个弟弟和一个妹妹,在从小生长的张村,“姚”


是一个小姓。姚先生从小身体比较虚弱,


经常被人欺负,

也正因为这样,他养成了


察言观色的习惯。


没有办法做重体 力活,


姚先生只好在村内开杂货铺,


卖点烟、

< br>酒、


酱油等生活用品。


村里人都知道姚先生脾气好、


性子弱,


因此,


总是买东西时赊账,


姚先生又不好意思因为一点点钱就整天追债,几年以后只好离开村子,到了镇上。



姚先生到镇上后依旧干老本行——开杂货铺。


那时 ,


农村杂货铺进货的流程是:


镇上的杂货铺先将货品从厂家买来 ,


等到赶集的时候,


农村里的杂货铺再到镇上批


发,


然后自己想办法运回村子。


姚先生知道,


村里人到镇上赶集除了买东西外还要


看望亲戚朋友,

时间比较紧张,


而且货物运回村子时也很不方便,


有时要找 人、托


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关系才能运回去。于是姚先生进行 了流程改造,他自己开着农用三轮车一个村子、


一个村子地送货,


货品价格保持不变。


而且当他看见经销商比较忙的时候就帮忙搬


东西,


顺便记录经销商的库存情况,


下次送货时会把经销商可 能需要的货品一并带


上。因此,村里的杂货铺都会向姚先生订货。



后来,


姚先生从三轮车换成面包车,


后来又换成了车队给多个村子送,


接着整


个区域的市场都被姚 先生战略了,占有率超过了当地农村市场的


93%


< p>




在这个案例中,姚 先生改造后的流程是从厂家进货,然后与经销商沟通了解库存情况,


之后送货、


收款。这是一个简单的流程再造,


也使得他成为当地的首富。姚先生的这 种流程


再造方式是市场竞争变化的要求。



2.


组织结构协调机制不适应







1


组织模式






传统的职能管理模式注重层级结构



如果采购部要与生产部进行沟通,


传统的职能管理模式是采购部 先把信息传递至总经理,


总经理再将信息传递至生产部;


生产部 处理后将信息反馈至总经理,


总经理再将信息传递至


采购部。由 图


1


可以看出,任意两个部门的沟通都要通过总经理。


因此,企业中常常会发现


一个特点,即职位越高,工作越忙。

< p>



业务流程管理模式强调流程导向



在传 统组织模式中,


上级承担了主要的协调角色,


各部门之间的沟通 是垂直沟通;


而在


现在的业务流程形式中,

各部门之间是横向、


水平沟通的,


管理者需要处理的是企业 的异常


状况,


如果业务正常运转,


管理 者是不需要干预的。


传统的组织业务形态从直线式职能形态


转化 为流程型组织也是企业应对外部环境变化的需要。





【案例】



某电信企业客户服务流程



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在某电信企业中,


变革前的客户服务流程是:


客户与客服部门进行联系,


投诉


自家电话的杂音大、


断线、窜线,客服部门会把记录相关业 务信息及客户信息,然


后传递至诊断部门;


诊断部门诊断完成后 形成诊断单,


传递至维修部门;


维修部门


派出工人与客户确认好时间,


然后上门维修。


很多企业为了塑 造企业品牌形象,



要求员工进入客户家里时套鞋套或塑料袋,


修理期间不饮用客户的水、


饮料等。



修工人修理完毕后,


形成维修记录单,传送至客服部门。


一段时间后,


客服部门进


行电话回访,检查、 监督维修工行为,至此流程结束。







2


某电信企业客户服务流程变革前





在这个业务流程系统中,存在以下问题:


第一,


真正开始接触问题、


解决问题是在第三到第五个环节 ,


第一时间接触客


户的人不是分析与解决问题的人,

< p>
真正分析与解决问题依靠的是二手甚至三手信息。



第二,


如果客服部门记录不准确、


引导不到位,


就可能造成诊断部门的错误诊


断,


派工之后发现问题 不对,


然后进行二次派工,


导致一次故障解决率长期徘徊不


前。



第三,


沟通 次数越多,


信息失真的可能性就越大。


在此流程中要经过三个表 单


记录,信息很有可能会不准确或丢失,从而影响整个流程的服务质量。



第四,


诊断部门需要大量的技术人员对客服部门汇总 的数据进行专业诊断,



造成了人工成本的增加;


诊断部门每天解决的问题中有大量的重复性、


低层次问题,

< br>虽然是高级工程师,但是工作没有成就感、满意度低。



经过分析后,该电信企业对客户服务流程进行了再造,如图


3


所 示:





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3



某电信企业客户服务流程变革后





该电信企业在客服人员旁边增加了电脑诊断系统,

< p>
系统内录入了常见问题清单、


故障说明及解决问题的措施。


当客户描述遇到的故障时,


客服人员可根据关键词在


诊 断系统内搜索常见问题清单及解决措施,


如果属于常见问题,


客 服人员可以直接


处理,


免去了诊断部门的诊断和维修部门的派工 。


如果客户出现的问题是非常见问


题,


再由客户部门提交诊断部门进行故障研究和分类,


研究解决方案,


载入企业知


识库,然后录入诊断系统。


诊断系统内的常见问题是动态的,


可以不断进行调整。


例如 ,


昨天是雷雨天气,


今天客户报修的问题应该大部分是由于雷雨 天气引起的,


客服人员可将这部分问题


清单排在前面;最近天气 干燥,客户报修的问题应该大部分是由于线路外壳老化、


线路容易裸露造成的,


客服人员可将这部分问题清单排在前面。


客服人员面临的都


是高发、常见问题,可以及时解决。



通过这样的流 程改造,


企业的知识库会越来越完善,


即使经验丰富的高级工程


师离职,


新员工没有遇到过的问题也可以在知识库内找到解决方 案。


面向客户的接


触点没有变化,但是整个流程的运营效率却得 到了大幅度提升,原因有四:第一,


客户是在与分析、解决问题的第一时间、

< p>
第一人直接沟通;第二,


知识沉淀在企业


内,而不 是个人;第三,工程技术人员减少,而且他们需要解决的是新问题,可以


促进个人水平的 不断提升;


第四,


客服人员的工作也拥有技术含量,

< p>
可以解决常见


问题故障,使得客服人员职业安全感增强、职业能力提升。< /p>





由此可以看出,简单的流程再造可以为企业带来很多好处。



二、应对客户需求的变化



1.


速度快



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