流程优化的必要性
一物降一物的意思-
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流程优化的必要性
流程优化的必要性
很多企业认为自己
很优秀,是行业的排头兵、
区域的标杆,都是别人在向自己学习,没
有必要做流程优化。
考虑到流程优化需要大量的时间和精力,
还存在一定的不稳定期,
企业
就更不愿意优化流程了。
实际上,
流程优化不是企业要不要做的事情,
而是不得不做的事情。
一、应对外部市场的变化
流程优化首
先是为了应对外部市场的变化。
例如,
中国的造船业直至两年前
一直是全世
界的龙头,造船企业层出不穷、生意红火、利润丰厚,但是从
2011
年开始订单量大幅度下
滑,
< br>2012
年民营造船厂面临停产甚至倒闭。经营状况好一点的企业会向员工发放一
些基本
工资保障,
让他们回家休息,
等
待有订单时回来工作;
经营状况不好的企业则直接全部遣散,
就
留一些看大门的人。
市场环境在发生变化,每个企业都应当加
强应对外部市场变化的能力。
1.
市场竞争变化
【案例】
一位首富的发家史
A
公司起步于
20
世纪
80
p>
年代,
主要经营烟、
酒、
< br>饮料、
酱油、
盐等生活用品,
2
003
年正式注册成立公司。
A
公司从
“夫妻店”
做到了当地首富,主要在于它们进
行了流程再造。<
/p>
A
公司的负责人是一位和蔼可亲的中年
人,姓姚。尽管他已经成为当地首富,
但是没有一点架子,
非常
容易沟通,
他曾经资助很多贫苦的农村学子读书。
这跟他
的个人成长经历有关。姚先生有一个弟弟和一个妹妹,在从小生长的张村,“姚”
是一个小姓。姚先生从小身体比较虚弱,
经常被人欺负,
也正因为这样,他养成了
察言观色的习惯。
没有办法做重体
力活,
姚先生只好在村内开杂货铺,
卖点烟、
< br>酒、
酱油等生活用品。
村里人都知道姚先生脾气好、
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性子弱,
因此,
总是买东西时赊账,
姚先生又不好意思因为一点点钱就整天追债,几年以后只好离开村子,到了镇上。
姚先生到镇上后依旧干老本行——开杂货铺。
那时
,
农村杂货铺进货的流程是:
镇上的杂货铺先将货品从厂家买来
,
等到赶集的时候,
农村里的杂货铺再到镇上批
发,
然后自己想办法运回村子。
姚先生知道,
村里人到镇上赶集除了买东西外还要
看望亲戚朋友,
时间比较紧张,
而且货物运回村子时也很不方便,
有时要找
人、托
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关系才能运回去。于是姚先生进行
了流程改造,他自己开着农用三轮车一个村子、
一个村子地送货,
货品价格保持不变。
而且当他看见经销商比较忙的时候就帮忙搬
东西,
顺便记录经销商的库存情况,
下次送货时会把经销商可
能需要的货品一并带
上。因此,村里的杂货铺都会向姚先生订货。
后来,
姚先生从三轮车换成面包车,
后来又换成了车队给多个村子送,
接着整
个区域的市场都被姚
先生战略了,占有率超过了当地农村市场的
93%
。
在这个案例中,姚
先生改造后的流程是从厂家进货,然后与经销商沟通了解库存情况,
之后送货、
收款。这是一个简单的流程再造,
也使得他成为当地的首富。姚先生的这
种流程
再造方式是市场竞争变化的要求。
2.
组织结构协调机制不适应
图
1
组织模式
传统的职能管理模式注重层级结构
如果采购部要与生产部进行沟通,
传统的职能管理模式是采购部
先把信息传递至总经理,
总经理再将信息传递至生产部;
生产部
处理后将信息反馈至总经理,
总经理再将信息传递至
采购部。由
图
1
可以看出,任意两个部门的沟通都要通过总经理。
因此,企业中常常会发现
一个特点,即职位越高,工作越忙。
业务流程管理模式强调流程导向
在传
统组织模式中,
上级承担了主要的协调角色,
各部门之间的沟通
是垂直沟通;
而在
现在的业务流程形式中,
各部门之间是横向、
水平沟通的,
管理者需要处理的是企业
的异常
状况,
如果业务正常运转,
管理
者是不需要干预的。
传统的组织业务形态从直线式职能形态
转化
为流程型组织也是企业应对外部环境变化的需要。
【案例】
某电信企业客户服务流程
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在某电信企业中,
变革前的客户服务流程是:
客户与客服部门进行联系,
投诉
自家电话的杂音大、
断线、窜线,客服部门会把记录相关业
务信息及客户信息,然
后传递至诊断部门;
诊断部门诊断完成后
形成诊断单,
传递至维修部门;
维修部门
派出工人与客户确认好时间,
然后上门维修。
很多企业为了塑
造企业品牌形象,
还
要求员工进入客户家里时套鞋套或塑料袋,
修理期间不饮用客户的水、
饮料等。
维
修工人修理完毕后,
形成维修记录单,传送至客服部门。
一段时间后,
客服部门进
行电话回访,检查、
监督维修工行为,至此流程结束。
图
2
某电信企业客户服务流程变革前
在这个业务流程系统中,存在以下问题:
第一,
真正开始接触问题、
解决问题是在第三到第五个环节
,
第一时间接触客
户的人不是分析与解决问题的人,
真正分析与解决问题依靠的是二手甚至三手信息。
第二,
如果客服部门记录不准确、
引导不到位,
就可能造成诊断部门的错误诊
断,
派工之后发现问题
不对,
然后进行二次派工,
导致一次故障解决率长期徘徊不
p>
前。
第三,
沟通
次数越多,
信息失真的可能性就越大。
在此流程中要经过三个表
单
记录,信息很有可能会不准确或丢失,从而影响整个流程的服务质量。
第四,
诊断部门需要大量的技术人员对客服部门汇总
的数据进行专业诊断,
这
造成了人工成本的增加;
诊断部门每天解决的问题中有大量的重复性、
低层次问题,
< br>虽然是高级工程师,但是工作没有成就感、满意度低。
经过分析后,该电信企业对客户服务流程进行了再造,如图
3
所
示:
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图
3
某电信企业客户服务流程变革后
该电信企业在客服人员旁边增加了电脑诊断系统,
系统内录入了常见问题清单、
故障说明及解决问题的措施。
当客户描述遇到的故障时,
客服人员可根据关键词在
诊
断系统内搜索常见问题清单及解决措施,
如果属于常见问题,
客
服人员可以直接
处理,
免去了诊断部门的诊断和维修部门的派工
。
如果客户出现的问题是非常见问
题,
再由客户部门提交诊断部门进行故障研究和分类,
研究解决方案,
载入企业知
识库,然后录入诊断系统。
诊断系统内的常见问题是动态的,
可以不断进行调整。
例如
,
昨天是雷雨天气,
今天客户报修的问题应该大部分是由于雷雨
天气引起的,
客服人员可将这部分问题
清单排在前面;最近天气
干燥,客户报修的问题应该大部分是由于线路外壳老化、
线路容易裸露造成的,
客服人员可将这部分问题清单排在前面。
客服人员面临的都
是高发、常见问题,可以及时解决。
通过这样的流
程改造,
企业的知识库会越来越完善,
即使经验丰富的高级工程
师离职,
新员工没有遇到过的问题也可以在知识库内找到解决方
案。
面向客户的接
触点没有变化,但是整个流程的运营效率却得
到了大幅度提升,原因有四:第一,
客户是在与分析、解决问题的第一时间、
第一人直接沟通;第二,
知识沉淀在企业
内,而不
是个人;第三,工程技术人员减少,而且他们需要解决的是新问题,可以
促进个人水平的
不断提升;
第四,
客服人员的工作也拥有技术含量,
可以解决常见
问题故障,使得客服人员职业安全感增强、职业能力提升。<
/p>
由此可以看出,简单的流程再造可以为企业带来很多好处。
二、应对客户需求的变化
1.
速度快
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