【时间管理方法】 时间管理--完整的行动清单
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时间管理
--
完整的行动清单
< br>
首先我们先开始讲六个流
程中的前两个流程，
也就是收集及加工组织，
当我们的杂事进来
，要先统一收集到收件匣，其次要加工成行动，并
组织到行动列表中。
< br>也就是说前两个流程的目的，
就是要建立一个完
整的行动
清单。
在谈建立完整行动清单的细节前，
我们先讲讲为何完整的行动清单如
此重要。
一般人把大脑当作是记忆的工具，
所以对朋友、<
/p>
家人的承诺，
自己想要做的事情等，
一股
脑都放在脑海里。
但是我们的大脑并不是
如此可靠，记在心中的
事情可能会忘记，不仅如此，所以的事情放在
心里，根本就没有办法轻松自在。
>
这本书的作者
David Alle
n
建议，
如果能把建立清单当作是一种生活及工作的习惯，日复
一日不间断，
就是在练习黑带级时间管理了。因此，想要做好时间管理，学习列好
完整清单的习惯相当重要。
以我这五年，
长期实行时间管理下来
，
发现要建立完整的行动清单有
三个要点，
第一是要培养完整的杂事收集习惯，
其次是拥有优秀的行
动
加工能力，最后是选择合适的行动清单工具，让我们一一讨论吧。
（
1
）培养完整的杂事收集习惯
培养收集的杂事习惯其实相当容易，
难的是持之以恒，
所以选择自己
的生活经验中，
合适自己的方式及工具是第一步。
很多人学了时间管
理
，就跑去买计算机、买
pda
，花了许多时间学习工具，这都是
不必
要的，仔细思考自己原本就惯用的工具，好好的发挥效能，是比较好
的方法。
例如我的父亲，
他有事情时，就会写一个小纸条，丢在西装衬衫上衣
的口袋中，下班后，就把这些纸条拿
出来，看哪一些事情需要处理。
例如我的朋友
Ada
，就利用一张
A4
纸，折迭成小记事本，专门用来
收集杂
事，
这个小记事本虽然小到可以放进皮夹中，
却可以写八页的<
/p>
内容，所以可以纪录下很多杂事。
以我自己而言，我偏好用智能型手机（
TREO
650
）上面的涂鸦软件，
随时纪录自己的想法及对
他人的承诺。
而数字工具的好处是，
纪录的
事情再多，都不会增加体积。
这些工具，
也就是我们课程中会一再提到的收件匣。
收件匣让杂事有
一个脑袋之外的放置之处，
所以不
用担心会找不到。
重点其实不只是
工具的选择，
更重要的是培养把事情放在脑袋之外的习惯。
当我们随
时随地都养成纪录收集杂事的习惯，
完整把事情移出头脑之外，
才能”
处于没有压力的状态”
、
”增强
信守承诺的能力”
，这就是我们时间管
理的目的。
（
< br>2
）优秀的行动加工能力
当我们把杂事一件件从收件匣拿出来，
清空收件匣，
并确认每一个杂
事的后续行动，放进可靠的行动
列表系统，这就是加工。每一次我花
时间把杂事加工成行动，
我
都有一种如释重负的感觉，
觉得这件事情
开始进入自己的掌控范
围，不用害怕会遗忘或如何去作这件事情。
行动和杂事不同，行动必须是具体可行的事情，杂事则否。
<
/p>
“举办一场在台北的研习会”是杂事，
”
email
给
Jennifer
讨论台
北研
习会场地租借问题”就是一个行动，
“轮胎破了”是一件杂事，
”打电话给轮胎店郑老板起请她派人来拿
车子”是一个行动
“准备营销会议企划案”是一件杂
事，
”下午两点和
Susan
碰面，和
她讨论已经做好的简报，并请她给予意见”是一个行动
行动需要花费时间，
而且可以帮助我们将事情往达成的方向前进，
我
通常
会尽量把杂事加工成
20
分钟以下可以完成的行动，这样在我们
在做排程时，就很容易估计行动的要花费的时间。即使简单的杂事，
都应该想清楚如何达成，
因为现在不想清楚，
以后要做的时
候还是要
再想一次，如果事前想好，
放进行动清单，我们心理的
负担就能大幅
降低。
（
3
）选择
合适的行动清单工具
要成为黑带级的时间管理高手，
就要学会列清单。
当我们学会把杂事
加工成行动，日子一久，行动的数量就会持续增加，变得不能用脑子<
/p>
记了，
此时我们需要有合适的组织工具来存放，
< br>以下是几个行动清单
工具的例子。
Ada
使用万用手册来存放自己的清单
朋友老
K
使用
wince
智能手机上
listpro
软件
朋友
aw
hii
则是利用
Microsoft
Outlook
软件来放置所有的行动清单
朋友
pr
dro
是使用一个叫做
MLO
的软件工
具来存放
我和一些使用苹果计算机的朋友则是使用一个叫做
iGTD
的
软件来存
放
不管使用哪一种工具，
要组织好自己
的行动列表，
有场合分类的概念
很重要，我自己会把行动规划成
自己动手、当面沟通、打电话、思考
/
规划、
< br>计算机工作等几种场合来分类，
这些场合大致上是依照电话、
计算机等工具种类及工作性质分类，
可以让我们在同一个场合，
批处
理自己手上的行动，节省大量的时间。一般而言，利用一些科技工具
比较有效益，
可以节省时间，
但是也要依个人风格
及喜好来选择工具，
不一定是
3C
工具就一定好。
结语
我们
这一课讲的是建立完整行动清单的重要及方法，
这个习惯的培养
需要一段时间的学习及尝试，但是我常常觉得结伙攻顶、事半功倍，
我们可以利用各种网
络的工具来加快学习的速度。
最后也希望大家能
够建立好自己的
完整行动清单，
这样的益处是，
可以早日成为时间管
理的黑带高手，拥有时间去追求自己的梦想。
高端人士的时间管理方法
CEO
难道常常被工作压得喘不过气
来吗？他们究竟是如何精心组织
周密安排一天的时间与工作任务的？顶级人士井井有条的
一天究竟
是个什么样子？他们对各层次的管理者与专业人士的工作会有哪些
启示？
顶级管理者如何组织不断变换的工作时间—
—基本工作点核对方案
“我每天开始工作之前都会来一次模拟计划游戏，
想象自己应该
去做什么事，突然出现预料之外的会议或危急情况，门
'
砰
'
的一声打
开等等，
通过这种游戏，
我竭力寻找可以更好地控制自己时间的办法。
”
几乎所有人都被眼下电光石火般的通信速度压得喘不过气来，
一
位金融业的客户关系经理曾经告诉我说：
“最让人受不了的事是，每
当我准备处理手头上一大堆事情的时候，
就会有客户的咨询电话打过
来，同时，电子邮件也来了，让我真是分身乏术。最后到了快下班的
时候，我桌子上的东西还没处理完，仍在不断堆积。就这样，非常棒
的计划、最良好的意
愿全都一下子灰飞烟灭。
”
但是如果你把互动的事当做现实来接受，
不再指望它会完全离开
你，你反而可能掌握它、驯服它、找到办法来顺应这一现实，
并在其
中保持良好的工作态度。下面是
3
个在不平静的工作日中建立秩序、
提高效率的好计划。
定点核对法
你是怎么组织不断变化的
时间安排？对我们大多数
人来说，组织似乎就是控制，但是对于许多顶级管理者来说，组
织时
间却不再意味着在自己的优先时间之外，
指定明确的时间去
完成特定
的工作任务，
而是意味着无限制的弹性时间安排，
几乎没有什么固定
的框框。
在弹性的时间安排中，
只需确认一天起码要达到的一些要求是否
达到就可以了。
< br>
一般有这
3
种类型的基本工作点必须查对，
即基于功能的工作要
求、基于内容的工作要求以及两者兼有的综合性要求。比如：
1
、基于功能的工作要求：
·优先事项的时间是否得到保证
·打电话与回电话
·用
TR
AF
法处理文件、电子邮件与语音邮件
·继续关注已进行的工作
·用在非优先事项的两个小时（可以零散分布在全天）
·
MBWA
·每天安排对每一个直接报告人的简短的接见
·每天安排与上司的摸底性谒见
2
、基于内容的工作要求。内容方面
的基本要求一般有以下几种
情况：
·与老客户的联络
·发展新客户
·数据处理
·授权与员工培养
·撰写备忘录、信件、报表、营销策划案、战略计划等
其他任何正当的事项都可以算做综
合性的基本核查点，
不要随便
放过。注意不要使自己的负荷过重
，反应要快，有了这些核查要点作
为支架，
下面你就可以学习顶
级管理者一种独特的工作艺术要求，
这
种工作艺术是他们之所以
能够灵活地安排自己的工作时间的根本原
因。
重组时间——巧用“秘密
10
分钟”
所有的顶级管理者都深知，
在自己的
个人时间需求与制度化、
程
序化的集体办公模式之间无休无止的
讨价还价，
是一个无法回避的现
实，
这
也是顶级管理者之所以能成为顶级管理者的真正重要的时间管
理艺术。
< br>其中的主要挑战是你要有随时调整你专注某一具体工作的习
惯，使之可以适应更小
块的工作时间单元。
要把充满讨价还价的工作日看做是由大量
10
来分
钟的小时间单
元拼嵌而成的。我把这些小单元叫做“毛毛雨”
，
叫做“马赛克”时
间块、
“几个字节的时间”等，使你的头脑中
留有利用这种
10
来分钟
零碎时间的形
象记忆。
你可以利用下面的虚拟情景比较一下有和没有
“毛毛雨”
概念
会
给自己的工作带来多么大的差异。
你听见马文正沿着走廊走过来，
你知
道大约
3
分钟以后，
他就会
从门口探进头来说：
“嗨，有时间吗？”可是，你那时候正在把最后
的各种数字填到预算报告上，
你已经干了
10
分钟，
估计还有
20
< br>分钟
就可以完成，在这种情况下，你对马文的不期而至的两种反应是：
如果你的目标是现
在就把任务完成，那么就是：
“啊呀又来了，
什么都做不了，真
是乱了套了
!
”
如果你怀着“毛毛雨”的思想，那
么就是：
“哦，没事，我已经
做完了
1
/3
。
马文走后，
我可以赶在下午
3
点的会议之前再赶出
1/3
。
开完会后找机会溜到一边再完成剩下的
1/3
。
”
关键是你要灵活机敏地考虑你的时间安排。这样做有两大好处
：
第一，因为你欣然对待这种不速之客，立即投身其中，受害者的愤怒
< br>情绪会大大减少，被这种不满情绪
堵塞
< br>
的能量因此能释放出来；第
二，
如果你一边像被磁铁吸引一样一再回头检查自己的每日要点清单，
一边不断地寻找各种可
能的机会来完成这些基本任务，
久而久之，
你
< br>会养成一个非常好的利用时间的习惯，
工作效率也会大大提高，
< br>据我
所知，这是为许多资深管理者和
CEO
所运用的成功法宝。
我也不知道这种围绕一根固定旗杆
（查对要点清单）
灵活的时间
管理策略
为什么这么有用，
但是事实上的确收效非凡。
因为就我所知，<
/p>
那些努力爬到组织顶层的管理者无一不是遵循这一套路。
下面是我
首
次接触这种策略的经过。
国际度假咨询有限公司董事会主席（
ResortQuest
International,
Inc.
）约瑟夫·维特利亚（
Joseph Vittoria
）
，当我访问他的时候，那一
天他在黄色的便条上已经记下了
5
个他要打的电话。
但是当他打完一
个电话之后，就有人探进头询问某事，或叫他去和谁商量一件事。对
于
这种情况，
我们的维特利亚都是来者不拒，
笑脸相迎，
等他们一走，
他就接着打第
2
< br>个电话，
打完第
2
个电话后又去
拜访同一楼层的一个
人。总而言之，
看起来就像是一团旋风在地
上到处转。但是每当他从
突然袭击的意外交际中脱身出来，他就又马上回到自己的办公桌
边，
接着打其余的电话。就这样，几个小时过去之后，他原先计划要打完
的电话终于实实在在地打完了，
“线索”虽然一直未断，但却是见缝
插针完成的。