人力资源管理系统需求规格说明书
-
人力资源管理系统
为了提高企业信息化水平，促进企业管理的规范化、制度化、流程化，
XX
单位决定实
施人力资源管理系统。
希望通过
这个系统的实施规范人事档案的管理，
规范薪酬体系和薪酬
发放
的管理，
规范人事的调动管理、
培训管理和激励管理。
并对招聘工作的职位发布、
简历、
面试、
招聘题库、招聘考试、录用等环节加以规范。系统还需提供人事档案的导出和报表功
能。
本系统包括：系统管理、人力资源档案管理
、薪酬管理、调动管理、培训管理、激励管
理、招聘管理和标准化数据报表八个模块。系
统功能为本说明书与附件
Demo
版界面描述
< br>中功能的并集。
在上述文件未明确描述的情况下，
应能满
足合同和相关投标书所描述的功能。
一、
人力资源档案管理
人力资源档案管理
是本系统的基础数据和核心内容。
包含人力资源档案登记、
人力
资源
档案登记复核、人力资源档案查询、人力资源档案变更和人力资源档案删除四个子模
块。
出于人力资源档案管理的慎重原则，
档案的登记和变更都需要人事经理审核，
通过后方
可生效。
人资档案的删除也并非物理删除，而是设置其状态为“已删除”
，已删除的人资档
案还可以恢复。
1
、
人力资源档案登记
业务概述
:
对新入职的员工，人资专
员需要将其基本信息登记到人力资源管理系统中。
使用者：
人事专员
输入要素：
档案信息包括：
I
< br>级机构、
II
级机构、
III<
/p>
级机构、职位分类、职位名称、职称；
姓名、性别、
Email
、电话、
QQ
、手机、住址、邮编、国籍、出生地、生日、民
族、宗教信仰、
政治面貌、身份证号码、社会保障号码、年龄、学历、教育年限、学历
专业、薪酬标准、
开户行、账号、登记人、登记时间、特长、爱好；
个人履历、家庭关系信息和备注。
在录入基本信息后，还将上传该员工的照片。
其中，性别、国籍、民族、宗教信仰、政治面貌、学历、教育年限、学历专业、特
长、爱好为下拉选择框。
登记人为当前系统登录用户，登记时间为当前系统时间。
个人
履历、<
/p>
家庭关系信息和备注为大段文本。
部分下拉框数据来源于系统管理
模块设置的相
应数据。
薪酬标准将关系到薪酬发放。
登记成
功后自动生成档案编号。档案编号在系统中唯一，不能重复
系统界面如下：
处理流程
:
人事专员录入档案信息确
认无误后提交，该条档案状态为“待复核”
。由人事经理复核
后
状态变为“正常”
。
输出要素
:
待复核的人资档案。
2
、
人力资源档案登记复核
业务概述
:
首先列出待复核的所有人
资档案。
然后逐条进行复核。
复核过程中，
该员工所属机构和
职位不能修改，其他信息均可修改。复核通过后改员工档案生效。
使用者
:
人事经理
输入要素
:
所属机构和职位不能修改，其他信息均可修改。
处理流程
首先列出所有待复核的人资档案。
逐条进行复核。
修改不切实的员工信息。
通过复核。
输出要素
复核通过后改员工档案生效
3
、
人力资源档案查询
业务概述
查询人资档案，列出符合查询条件的记录，并察看其明细。
使用者：
人事专员
/
人事经理
输入要素：
查询条件包括：员工所在机构，职位和建档时间。
所在机构查询条件为三级联动，
从下拉框或列表框中选择。
职位分类和职位查询条件为
两级联动，
从下拉框或列表
框中选择。
建档时间查询条件包含起止日期，
建档时间在起止日
期之间的记录将被筛选出来。
查询条
件之间是与的关系，即列出的记录需要满足所有查询条件。
某个查询条件没有输入该查询条件将对结果不起限定作用
处理流程：
填写查询条件。
列出查询结果列表。
察看人资档案明细
输出要素：
复合查询条件的人资档案列表和人资档案明细
4
、
人力资源档案变更
业务概述
对人资档案数据进行更新。包括薪酬标准的调整。
所属机构和职位不能修改，需要在调动管理模块中进行。
使用者：
人事专员
< br>/
人事经理
输入要素：
可修改除档案编号、所属机构和职位外的员工信息。
处理流程
输入查询条件。
查询得到符合查询条件的员工列表。选择一条档案进行变更。
修改员工档案数据（含重新上传员
工照片）
。
提交修改，等待复核。
输出要素
更新的数据待复核的员工档案。
5
、
人力资源档案删除管理
业务概述
出于人事档案管理的慎重原
则，
对人资档案不做直接删除处理。
而是标记想要删除
的记录状态为“已删除”
。
状态为“待复核”的员工档案不能删除。
状态为“已删除”的人资档案还可以恢复。
使用者
人事经理
输入要素
输入筛选条件
处理流程
查询得到将删除（或恢复）的人资档案。
选择一条人资档案执行删除（或恢
复）操作，系统给出提示，选择“确认”
。
修改该人资档案状态为“已删除”
（或“正常”
）
。
二、
薪酬管理
主要流程如下：
首先，在系统管理模
块设置薪酬标准项目，例如：基本工资、岗位工资、交通补助、午
餐补助等。
然后，登记薪酬标准，并由薪酬经理复核。
再然后，设置员工的薪酬标准，也需要经过复核环节生效。
最后，进行薪酬发放登记，需要经薪酬经理复核。
复核后的薪酬单状态为“执行”
，付款状态为“等待”
。具体的付款由财务系统完成，不
在
本
系
统
功
能
设
定
内
。
通<
/p>
过
薪
酬
发
放
查
询
可
以
查
看
付
款
单
状
态
和
明
细
。
薪酬管理
人
力
资
系
统
源
档
案
设
置
管
理
薪酬标准项目设置
薪酬发放方式设定
设置员
工薪酬标准
薪
酬
标
准
管
理
薪酬标准变更
薪酬标准登记
薪酬标准复核
财
务
薪
酬
发
系
统
放
管
理
薪酬发放登记
薪酬发放复核
付款
1
、薪酬标准管理
业务概述
薪酬标准定义了一种工资总
额及其构成。构成薪酬总额的薪酬项目在系统管理
模
块中，薪酬项目设置功能点设置。
每个员工发放薪酬的时候按照指定的薪酬标准执行，
并加上奖励
金额，
扣除应扣金
额。
在人事资源档案登记时可以设定员工的薪酬标准，
也可以在人力资源档案变更
时进
行变更，经审核后生效。
使用者
薪酬专员
/
薪酬经理
输入要素
一个薪酬标准需要以下属性：
薪酬标
准编号、薪酬标准名称、制定人、登记人、登记时间，还有各薪酬项目对应的金
额数。<
/p>
其中，
薪酬标准编号由系统自动生成，
不可以修改；登记人默认为当前登录用户，
可以
修改；登记时间
为当前系统时间，不能修改。
薪酬标准名称、制定人和登记人不能为空。
< br>各薪酬项目对应的金额数为数字类型，保留两位小数。不输入即提交则默认为
0.
00
。
薪酬标准复核
（薪酬经理复核）
首先要列出待复核的薪酬标准。复核时可填写复核意见。
薪酬标准查询，首先需要输入查询条件。包括：薪酬标准编号、关键字和登记时间。
薪酬标准编号和关键字支持模糊查询。
关键字
查询条件将在薪酬标准名称、
制定人、
变
更人和复核人字段进行匹配。登记时间查询条件包括起止时间
查询条件不输入时，该限定条件不起作用。
处理流程
薪酬专员录入薪酬标准确认无误后提交，该薪酬标准确状态为“待复核”
。
输入查询列出待复核的薪酬标准
由薪酬经理经理复核后状态变为“正常”
。
输出要素
经复核的薪酬标准。
2
、
薪酬发放管理
业务概述
薪酬发放分两个步骤，首先
薪酬专员登记薪酬发放单，然后由薪酬经理进行复核。
财务系统会监视经复核的薪酬发放
单，进行薪酬支付。
薪酬发放登记需要两个前提：
1.
员工的薪酬标准已经设定，而且经过复核。
2.
薪酬发放方式设定。
薪酬发放方
式有两种：
按
I
级机构发放和按
II
级机构发放。
这决定了薪酬发放单是按<
/p>
I
级机构生成还是按
II
级机构生成。即，是同一个一
级机构的所有员工的薪酬发放放到同一个薪酬发放
单中，
还是同一个二级机构
的员工薪酬发放放在同一个薪酬发放
单中。
使用者
薪
酬专员
/
薪酬经理
输入要素
薪酬发放登记：
首先按
I
级机构或
II
级机构列出
需要进行发放登记的薪酬发放单。
包括薪酬单号、
薪酬
次数、
总人数、
基本薪酬总额和上次发薪时间。
并以列表的形式列出待登记的薪酬发放记录。
登记具体的薪酬发放记录时，
首先按
照薪酬标准项目和员工的薪酬标准设定列出员工的
工资构成及金额，然后可填写奖励金额
、销售绩效金额和应扣金额并提交。
复核时，
首先列出待复核的薪酬单，
进入到特定薪酬单时，
按机构列出待复核的薪酬发
放记录。复核薪酬发放记录时，可以对奖励金额、销售绩效金额和应扣金额进行修改。
薪酬发放查询：
首先输入查询条件：
薪酬单号、
关键字和发放时间。
点击查
询结果中的薪酬单号可以查
看薪酬发放记录。还可以查看薪酬发放记录明细，即每个员工
的工资构成及总额。
输出要素
经复核的薪酬单
三、
调动管理
1
、调动登记
业务概述
员工工作机构和职位发生变动的时候，
需要执行登记员工调动档案，
并登记其新的机构，
职位和薪酬标准。
使用者
人事专员
/
人事经理
输入要素
首先需要查询系统中状态为
“正常”
的员工。
查询条件包括：
员工所在机构和建档时间。
登记员工调动
档案时，包括档案编号、员工姓名、原机构、职位和薪酬标准。还将录入
新的机构、职位
、薪酬标准和调动原因。
处理流程
查询得到状态为“正常”的员工的人资档案。
选择要调动人资档案