时间管理降龙18掌
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第五讲
时间管理降龙
18
掌(上)
时间管理的核心是效率和效能的提升,
就是要规定和计划好工作。
记录一
周的时间安排,
把所有的个人工作和家庭生活事项全部记下来,
过这样的记录会
发现,
在每天的生活中确实有很多的事情是很无聊的,
要做的,这时,就可以把
这些事情合并掉、删除掉,或者把它们放在另外的时
间段。通过这
样不断地思
考,
尽量将目光聚焦于能够带来高回报的、重要的、有价值的工作和活动,
这样
才能进入高效的时间管理
之中。
所以,开始规划成功的时间管理需要做到以下几个方面:
例如可以用一个表格
然后做一些评判,
通
有很多的事情是不需
♦
记录一周以来的时间安排,包括工作和个人生活的时间安排
;
♦
分析哪些是不需要做的事情,把它们删除掉;
♦
思考如何尽量聚焦于能带来高回报的重要工作和活动。
管理时间的前提是要了解自己的目前状况,古语曰“知己知彼,百战不殆” 和记录自己
的工作状态,了解了自己的状态后,才能改善自己的时间使用规则。
,只有登记
、掌控每天—不被牵着鼻子走
♦
生活就像马戏团,有驯兽师也有动物
生活就像马戏团,除了驯兽师就是动物,如果人不做驯兽师的
话,就可能会变成动物。<
/p>
同理,如果人不能控制好生活,生活就会控制人。
♦
积极努力行动,掌控每天每时
只有掌握主动权,
让生活围着自己转,
才能不使自己成为工作任务的奴隶,
不成为时间
的奴隶,做
工作的主人,做时间的主人。
♦
改变原有思维,找到正确的行动方法
一定要时时刻刻掌握主动权,
改变原有的不重视时间、
没有规划、
脚踩西瓜皮—滑到哪
里算哪里的
思维。
认真地把工作任务管理起来,
把业余时间管理起来,
把所有的时间管理起
来,控制到每一天,甚至
每一个小时。
♦
静下心来思考,有耐心地分析
有很多的高级经理人感叹下属的执行力不够。
在时间管理中,
这种执行力的实质就是月
月有计划,
周周有检讨,
天天有目标,而且这个目标和计划行动是永远不可以分割的,
开始的地方就是下一次结束的地方,所以每天都要有目标。
针对这个目标,
要有行动计划,
然后不断进行检讨,
不断积极努力地行动。
掌握每一天,
不断进行
反省,静下心来做思考,能耐心地、更理性地分析,并且在今天下班的时候,把明
天的规划重新思考一遍,
让每个第二天都有提前做好的规
划。
执行
♦
每天做有效规划,要有次序和条理
每个月末的时候,
要对下月的工作做一个规划,
但是这个规划是粗线条的,
不可能细到
每一天和每
一分,所以月计划要突出主要的工作、核心的工作、有价值的工作。
规划周计划的时候,
重点是突出每一天,
每天上午重点干什么,下午重点干什么。
规划
日计划的时
候,
要在原来周计划的基础上,
对明天的工作做一个微调,
让它变得更加切实可
行。月计划、周
计划和日
计划要不断调整,计划可以让工作变得有秩序和有条理。
♦
一次只认真做好一件事,不急于求成
一次只做一件事,
不要太急于求成,
否则会导致眉毛胡子一把抓。
很多事情齐头并进的
时候,要有
轻重缓急,如同
10
个手指弹钢琴,先弹哪个音,再弹哪个音是有规定的。一次
<
/p>
只能做一件事情,这就是聚
焦的原则,过于着急可能会带来负面的
效应。
、确定目标—不穷于应付
有一位名人说过,
人活着就是要有清晰的目标,
将其写下来,
并且每个时刻不断地激励
自己去朝着
这个目标做。
规划做完了,就要开始设定目标,不为目标疲于奔命。要把设定的
目标认真写下来,
写下所
有要做的事情就会发现,
任务越多付出就会越多,
成功的机会也就
会越多,成功的可能
性也就越大。有很
多人都有自己模糊的目标、
就要重新做整理,设定更现实的目标,这样就符合
想法,但他们没有把它精
SMART
原则。
确地写下来,
于是这些目标计划就永远不能被实现。
将目标写出来的时候,
就容易发现这些
目标的缺陷,
♦
S
是明确具体的意思;
♦
M
是可衡量、可以测量的意思;
♦
A
是行动
导向的,跟大目标相一致的意思;
♦
R
是务实可行的,就是跳一跳能够得着,目标的高低比较适合
,不是太高,也不是
太低,具有一定
挑战性,同时又具有实现可能性的意思;
♦
T
是有时间限期的意思。
设定目标,一
定要符合
SMART
原则。例如建国前的共产党员经常喊两句口
号,
第一句口
号是“推翻家
王朝,建立新中国”
,第二句口号是“解放全人类,实现共产主义” ,这两句口
号中,真正具有价值的目
标应该是第一句,因为第一句是有可能做得到的目标。
【案例】
我国四个现代化分三步走的宏伟目标
在上世纪
80
年代初期,我国开始实行改革开放政策,当时,在同志的领导下,提出了实现四个现代
化分三步走的宏伟目标:第一步是要求在
1980
〜
1990
年,国生
产总值(即
GDP
)要翻一倍;第二步是到
本世纪末,
GDP
要翻两番;第三步是到下个世纪中页,也就是
2050
年左右,基本达到中等发达国家的水
平。
20
世纪
80
年代初设定这样的目标,全国人民都为之振奋不已。这个目标的设定符合
SMART
原则,
非常清晰、明确具
体、可以量化、有具体数值的要求、有时间限期,这些目标就
具有很强的可操作性。
到
1986
年,全国
GDP
翻了一番,提前完成了计划任务;到
1995
年,全国
GDP
翻两番,也提前完
成了计划任务。而且
到目前为止,的人均
GDP
早已超过
5000
美元,和的人均
GDP
可能在不久的将来超
过
5000
美元,而一般所说的中等发达国家
的人均
GDP
大概为
5000
〜
10000
美元,这说明,在经济发达
的省份实际上已
经进入到中等发达国家的水平。如果保持这样的水
平,估计到
代化分三步走的宏伟目标。
点评:国
家要发展,必须要设定目标,企业要发展,也要设定目标,个人发展当然也需要设定目标。
每一项工作任务,包
括业余时间都需要有目标,目标是前进
的方向,没有目标和方向,最终的结果就可能
是南辕北辙。
2030
年就可以实现四个现
设定目标不是坐在家里拍脑袋,
不是按照自己的想法,
不是做什么样的目标都可以。
目
标决定结
果,
明确自己与全局的关系,
明确上级和老板有什么样的需求,
明白部客户和外部
客户的企盼,
在这种
情况下设定的目标才是切实可行的目标。
综上所述,
目标的设定要遵循
以下几点:
♦
把目标写下来,写下要做的事;
♦
写下的目标任务越多,付出的就越多,成功的机会就越多;
♦
目标是往何处去,想干什么,最终
的结果是什么,针对结果做整体规划;
♦
目标决定结果和方向,勾画出清晰
的蓝图,提供明确的行动指南;
♦
♦
明确自己与全局的目标、老板的需求及外客户的期望是什么。
三、实事—不盲目乐观
♦
少做过多的承诺,不要盲目乐观
设定
目标以后,要实事,这就是
SMARTS
则中的
R
就是要求目标高低适合,
不能太高
,
也不能太低,目
标太高,可望而不可及,这种目标设定是没有用的;目标太低,不能激发员
工奋斗的欲望,
工作的潜力就不
能得到发掘。
实事不仅仅是针对目标的设定,
在工作任务的
数量、自我的能力等各个方面都要实事,
不能
过于盲目乐观,
盲目乐观容易犯大跃进的错误,
可能会夜郎自大。
♦
承认问题和差错随时会发生,留出犯错误、被干扰和出现意外的余地
承认问题和差错是随时会发生
的,
因为在现实中,
突发事件和紧急事件不可能彻底铲除,
即使对
B
类事件的处理万无一失,也要留出时
间弹性,防止出现意外。
做事要留有余地,不要把话
说绝,不要把事做绝,时间安排也一定要有
20%-
30%
勺富
余量。
做计划的时候应该留有余地,
例如安排一天的工作时间,
不能把
8
小时的时间挤得一
分一秒都不
差。同时,不做过多的承诺,做不到的不随便承诺,提前打好预防针。
♦
开始行动时,要充分利用经验,总结以往教训,考虑所需资源
开始行动之前,
要充分利用经验,
总结以往教训,
考虑到所需的资源,
包括人力、
物力、
财产
等,将各方面的配合考虑周详,一步一个脚印。
♦
不做“三拍干部”
,不要抱怨埋怨
要忌讳“三拍干部”
,不要抱怨埋怨,不要总找借口。俗话说“要为成功找方法,莫为
失败找借
口”
,如果“拍脑袋定任务、拍胸脯接任务,完不成任务拍屁股走人” ,这样的“三
拍干部”只会失败。
“拍脑袋定任务” ,不跟大家一起进行慎重的思考和讨论,
是盲目乐观,
一意孤行;“拍
胸脯接任
务”,不估量自己有多大的能耐,任意拍胸脯,过多的承诺和许诺,只会导致失败
< br>
提早到来;最后完不成,
“拍屁股走人” ,推卸责任,甚至“拍肩膀”乱表扬,
“拍大腿”充
当事后诸亮,充当马后
炮,这都不符
合实事的原则。
四、制定计划—不贸然行动
目标设定以后,
要开始把目标转化为行动,把蓝图变成现实,
这时就需要制定计划。但
是在计划与
行动之间经常有两个极端:第一是拖拖拉拉、
不慌不忙;第二是贸然进行、
马上
行动。而正确的做法是要制定计划,
“慢慢计划,快快行动”永远是取得成功的捷径,而且,
如果能“三个
计划而后行动”
,则可以应对出现的突发事件,更好地适应情况变化。在考虑
计划的时候,要“计划,专制
行动”
,也就是多考虑大家的意见,但是一旦事情定下来以后,
一定
要一竿子插到底,格杀勿论,并且要把
“目标刻在石柱上,计划写在沙滩上”
是不能轻易变更的,目标要清晰、明了,是可以写下来的,而且是要符合
,即目标
SMART
原则的。
有一个成语叫“朝令夕改”
,从现代管理学的角度来分析,如果改的是目标的话,就不
能随意改;
但如果改的是计划,
就可以修正。
对任务的每一个部分,都要明确预期结果和时
间限期,计划越具体、越
详实,任务落实起来就越实际,处理起来就越有条理。
计划越详细
越好,
最好是详细到大家都能够听明白,
简洁到大家都能够听懂,
不会产生歧异,
所以在详
细和简洁之间,
要求得一个平衡。
计划要做得很详
细,
同时要充分沟通,
然后一步一步实施。
完成以后要进行奖励,
当然在执行的中间要进行检查和监督。
具体而言,
制定计划要做到以
下几点:
♦
要防止拖拉和冒进的现象。应该马上行动的,却踌躇不决者,易败;应该不慌不忙
的,却快速前行
者,则不达。
♦
对任务的每个部分都要明确其预期
结果、理由和时间期限。计划越具体,任务就会
越实际,处理起
来就越有条理。
♦
♦
计划详细、充分沟通、分步实施、完成奖励。
五、决不拖拉—不能不紧不慢
♦
拖拉的原因
要马上行动,绝不拖拉。
美国联邦快递有一个广告词说“拖吧,我们会抓住您的最后
1
分
钟”,生理学上也有一句名言,
“人类的最后
1
分钟”,就是每个人做事的时候,都会拖拉,
一直拖到火
烧眉毛的时候才会着急,
所以大部分人在处理事情的时候,
都有一个拖延的习惯。
对于繁杂的任
务,如果
工作过重、压力过大、资源缺乏、令人厌烦、没有条理性,目标很模
糊、时间不充分、精力也不够、常常又
被打断时
,人们就会不由自主地开始拖拉。
♦
克服拖拉的办法
< br>要客服拖拉,就需要把任务分割,分而治之地进行瓦解,因为一个大西瓜一口吃不
掉,
应该分成片来消灭;
一个大蛋糕吃不掉,
也要分成小片来消灭。所谓“千里之行始于足下”
要把若干
个大的任务变成一个个小的具体的任务,
把小的任务建成许多小的里程碑,
并且完
成这段任务后要给予奖
励。
【案例】
马拉松比赛
一个马拉松运动员,跑得
很快,很轻松就完成了比赛,
成了世界冠军。比赛结束后有记者采访他,问
他是不是有什么特殊的技能,为什么能表现得这么好,拿到冠军。这个马拉
松运
动员回答,
“我已经提前一
个礼拜到比赛场地来了,我每天都要去跑几圈,我把
42
公里多的里程,按照
4
〜
5
公里找一个小
p>
目标,或
者是一个建筑物,或者是一颗树
,或者是别的标志物的东西,把这些小目标作为我的一个个具体目标,就
可以把整个
里程给分成十几个小目标,然后,发令枪一响,我就向我的第一个
目标冲去,冲完以后,我就
完成了第一个小目标,然后我再<
/p>
向第二个目标冲去,当我的十几个小目标都完成的时候,整个马拉松赛程
< br>
也就跑完了。”
点评:因为
马拉松比赛的距离很长,很多运动员都会对这样长的距离产生心理障碍,会让自己不由得
疲惫不堪。但是这位
运动员却将大的目标分解成了很多小的目标
,而这些小的目标在他看来是很容易实现
的,于是整个比赛就
很顺利地进行下来
了。
把大目标分成一个一个的小目标,
这种方式也被称为项目管理。
当每一个小的目标实现
以后,
给自
己一个小的奖励,完成了一个个小目标,整个过程就会充满喜悦,这是完成大目
标的一个很好的策略。
♦
及早开始、自我激励、精神放松
【案例】
看不到前方的失败
国外有一个游泳健
将,在一个大雾弥漫的天气里横渡海峡。这两个海峡之间相距只有
2
英里,可是因
< br>为雾气太重,他看不到前方,最后他实在支撑不下去了,请求上船。他的父亲在船上一再告诉他,离对岸< /p>
只有一点点距离了,
让他再坚持一下,
他却从心理上感觉自己已无能为力了,最后还是选择了放弃,坚持
爬上了船。他上船后站起来一看,眼泪就
流下来了,因为前方就快要到岸了。他事后
说,这么短的距离,
凭自己的体力是怎么都能够坚持下来的,
可看不到前方的目
标,他的心理防线就崩溃了。
点评:当一个人看不到前方的目标时,就会丧失他的意志,会失去他所有的潜能,他的能力就不能正<
/p>
常的发挥。
人为什么而活着,为什么而工作,未来的
5
年、
10
年、
20
年,个人的家庭和未来到底是什么样子?
很多人没有认真想
过这些问题,
没有进行过人生规划,
从来都没有想过自己的未来到底是要成为什么样子。
这样的人只能被生活支配着,只能
随着生活的波涛四处飘荡,在生活中起
伏,最终迷失自我。
所以说,一个人重要的不是在什么位置,
而是朝着什么方向前进,如果有自己人生的目标,就要不断
地
把大目标设定成一
个个小的目标,及早的开始,一步步地前进,并在每一个小目标实现后
做一些自我的
激励。
]
六、管理表单—不要眉毛胡子一把抓
月计划、周计划和日计划的计划量要适中,在这些计划之外,应配合一些管理的表单。
而且这些表单也
要适量,以简单、简洁为主,不要眉毛胡子一把
抓。
中国人比较习惯感性思维,
而不太擅长理性思维,
不太喜欢用管理表格,
一看到表格头
就发晕。因
此对于计划的工作细节,要快速、及时地随手记录,不断地检讨回顾周计划,每
天做调整和增减。计划的安
排,一定要留有余地,把周计
划时时刻刻带在身上,理智应对。
对于每天的任务,
要保持工作和生活两者的
平衡,
而中午是一个期限,
要尽量把一天的工作
集中在上午完成,如果上午实在完不成,
下午还可以继
续,由此,
就可以腾出下午的一些时
间做一些自我的调整。
人的注意力一般都是
90
分钟,小孩子的注意
力只有
45
分钟。成人上
课最长是
1
个半小时,
因为
1
个半小时膀胱容量已经到了极限,
人的注意力也
开始下降,
必
然导致效率低下。综上所述,制作
管理表单时不能眉毛胡子一把抓,要做到:
周计划报表和
日计划报表,计划适量;
计划工作细节,要快速、及时、随手记录;
不断回顾周计划表,每天做调整增减;
安排计划要留有余地;
把周计划表时刻带在身上,理智应对;
中午是期限,保持工作生活两者的平衡;
休
息片刻,适当调整,
90
分钟注意力。
第六讲
时间管理降龙
18
掌(下)
七、有效规划—不随心所欲
不要随心所欲,
应将注意力聚焦于最重要的任务,
首先完成最重要的工作安排,
分批处
理一些小任
务,
不要让干扰和突发事件主宰自己的时间,
上午不要工作得太晚,
早一点开始
工作,按时下班。
对于职业经理人而言,
如果的确是有突发事件要加班处理,
属于情理之中,
但经常加班
加点不是好
习惯。
有的人把加班当成一种习惯,
这只能导致形式主义,
只能使得工作效率低
下、没有热情、
没有激
情,使工作成为累赘、成为负担,这样的工作很难创造价值。
【案例
1
】
比老板下班晚的员工
某单位在
5
点钟下班后,所有的员工都没走。但这些员工在办公室里并没有什么事情可做,大家只是
静静待着。当别人
问他们为什么不下班,他们回答说有事要
加一会班。其实真正的原因是他们的老板还没
有下班,老板在
办公室里还没走,他们
就感觉不好意思走。老板不下班,员工就不能下班,因为怕被老板
看到后认为不敬业、不努力。当老板一走,所有的员工都一<
/p>
个一个走光了。
点评:这样的公司考评
绩效是凭什么进行的?凭老板的印象还是凭员工的工作效果?如果一切以老板
的感觉来定,按论资
排辈来确定,工作时间不干活,晃晃悠悠,下班之后
开始加班,混点加班费,而且这
样的行为还让上司感觉到此人
很努力,这
样的工作、这样的企业就不可能取得绩效。
【案例
2
】
CMS
勺管理制度
CMS
规定,如果某位员工每个礼拜加班超过
3
天,而且没有申请免费加班,公司会对其进行罚款。
CMS
公司认为如果公司不需要员工加班,而员工要加班,说
明员工勺工作效率太差,也说明这个员工勺个
人能力很差,不能胜
任公司勺工作。
CMS
公司勺总裁到下面勺机构视察,
发现晚上
9
点钟办公楼还灯火通明,
一个员工在电脑前打字,
他
就问是怎么回
事。别人回答这是连续
3
年勺优秀员工,每天都加班到
9
点钟,他很勤奋努力,非常敬业,
是这个部门最优秀勺员工。总裁
找来了这位员工勺部门经理,问
这个员工为什么每天要加班到
9
点钟,部
门经理说,
“这个员工勺打字很慢,其他员工打字速度很快,
5
点钟就下班了,这个员工每天晚上
9
点钟才
能打完,
3
年
以来一直如此。大家看他很勤奋,每年都评他为优秀员工。
”
因为这一个人勺加班,整个办公楼
勺系统要给他开着,中央空调开着,所有勺灯开着,而他加班勺根
本原因是自己技能不
合格,这样勺加班耗费了很大勺成本,于是总裁立即将这名员工
调到了别勺部门。
几乎所有勺公司,尤其是民营企业,
提倡员工加班,而有些公司反对员工加班,这就是
不同勺企业文
化价值观。
只有好勺价值观,
才能让整个单位健康发展,
才能让单位走可持续
发展勺道路,才
能激发员工
勺工作热情,创造巨大勺价值。
在每周勺工作中,周一早晨最重要,
在周一勺上午不应该安排会议,包括会议。周一勺
上午要做最重
要勺工作,
尤其是重要且紧急勺工作,
合理勺安排周一勺早晨是一周工作取得
成效勺关键。
很多单位喜欢在礼拜一或者礼拜五安排会议,
结果第一天工作开始,
大堆勺工作任务被
搁置,
响个
不停,
会影响会议勺质量,
也影响员工整天勺工作。
同时,礼拜五下午不能开会,
礼拜五下午每个人都心
猿意马,
准备过周末,
所谓“身在营心在汉”
,会议勺结果可想而知。
所以不随心所欲,要有效规划就要<
/p>
做到以下几个方面:
注重聚焦于重要任务,首先完成;
围
绕要项安排工作,分批处理小任务,不要被干扰和突发事件主
宰;
不要工作得太晚;及早开始,按时下班;
周一早晨最重要,不要安排见面或会议。