利用EXCEL文本和数据功能快速输入身份证号码和学籍编号等
-
利用
EXCEL
文本
和数据功能快速输入身份证号码和学籍编号等
在电子表格中要输入学生学籍号、身份证号等长数据不是件容易的事，对于数据量大时输入更是费时费
力，且容易出错。在
EXCEL
中有一个文本和数
据合并功能，
它可以将几个单元格中的文本和数据全新到一个单元格中。
利用
EXCEL
文本和数据功能可以将学生
学籍号、
身份证号等这样的数据快速输入，
下面以“学生基本信
息表”的填报来说说这两种数据的输入方法。
一、
学籍号输入
首先分析学生学籍号的组
成。
学籍号由
18
位数字组成，
其中
1~6
位是行政区划代码，
同一地区学生学籍号的这六位数是一样的，
7~10
位是年份，
11~13
位是学校编码，
14
位是学生性别代码，
15~18
位
是学生流水号。在这
18
位数字中，前
13
位对于同一个年级的每一个学生都是一样的，第
14
位学生性别
代码前面已经输入。因此，学籍号的输入就可以有捷径可走
。
1
、如图一，在学籍号的前面插入
两列，在
G3
单元格中输入学籍号的前
13
位，然后利用填充柄填充，在
H3
和
H4
单元格中输入前两个学生的流水号，
然后填充。
2
、如图二，在学籍
列（这一列先不要设置成文本格式，设置成常规或数据格式。）
I3
单元格中输入“
=G3&
”，注意中文双引号不要输
入，
是在英文状态下输入双引号中间的内容
，
两个
“
&
”
字符之间是在英文下输入两个双引号。
输入完后回车或鼠标点编
辑栏上的输入按钮
（即那个
“√”
）<
/p>
完成公式的输入，就会将
G3
、
D3
、
H3
这三个单元
格的文本或数据按指定的顺序合并到
I3
单元格中，然后向下填
充，即完成了所有学生学籍号的输入。处
理完后即可将刚才插入的两列删除。在合并的时
候一定要注意合并的顺序，在输入公式时一定要按合并的顺序依次输入。
二、身份证输入
身份证也是由
18
位数组成，它的输入大致与学籍号相同，这里要特别说说出生年月
的输入。
在填身份证号前先完成学生的出生年月填写，学生出
生年月这列要求设置成文本格式。这里先不要把它设置成文本格式，要不然下面不好处理。第一
< br>步，将格式设成数字自定义，在类型框中输入“
yyyy-mm-
dd”（引号不要输入），即将出生年月设置成八位（如：
2008-02-0
5
），然后将学生的出生年月
输入；第二步，将学生出生年月这
一列中所有数据格式设成“
yyyymmdd
”格式（如：
20080205
），将所有数据复制到记事本或
< br>WORD
中。如果复制到
WORD
中一定不要直接粘贴，要用选择性粘贴，选无格式文本。
此举的目的是去除这些数据的格式。第三步，将去除格式的数据又复制回
EXCEL
中来，注意不要
覆盖学生出生年月这一列，可复制到后面不用的列中
，数据格式设置成常规、数值（小数位数
0
）或文本都可以。这
样，身份证的输入就只需输入最后四
位，然后用
EXCEL
文本和数据功能就可以将几列数据合并到一列中了。
下面再说说如何将刚才的学生出生年月这一列设置成文本格式，
如果在
EXCEL
中设置是无论如何不行的，
不信你
试试。
我的做法是
又将格式设置成“
y
yyy-mm-dd
”，然后复制到记事本中，再复制回来。在填充柄的右下方有一个粘
贴选项图标，点图标上的三角形会
出现两个选项，点选“使用文本导入向导”，一共有三
个步骤，步骤三的时候在“列数据格式”下点文本，然后点击完成就将学生出
生年月设置
成文本格式了。
Excel
中快速输入有相同特征的
数据
我们经常会输入一些相同特征数据比如学生的学籍号、准
考证号、单位的职称证书号等都前面几位相同只后面的数字不一样。
有简单的方法只输后面几位前面相同的几位让计算机自动填充
呢？下面笔者以
10
位数的的学籍号（前面都
< br>252303
）为例给大家讲讲。
方法一
·
假如要输入的数据放在
A
列从
A2
单元格开始在下面的单元格输入学籍号后面几位数字所有的数据输入
完毕后在
B2
单元格中输入公式
“
=252303&&A2
”
然后回
车这样
B2
单元格的数据在
A2
的基础
上就自动加上了
252303
。
·鼠标放到
B2
位置双击单元格的填充柄（或者向下拉填充柄）瞬间
B
列全部加上了
252303
至此所有的数据都改好了。
方法二
1.
选定要输入共同特征数据的单元格区域单击鼠标右键在弹
出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令打开“单元格格式”对话框（也可依次选择“格式→单元格”菜单命
令打开）
。
图
1
图
2
2.
选择“数字”选项卡选中“分类”下面的“自定义”选项然后在“类型”下面的文本框中
输入
2523030000
（注意：后面有几位不同的数据就补
几个
0
）单击〔确定〕按钮即可。
3.
在单元格中只需输入后几位数
字如“
2523034589
”只要输入“
4589
”系统就会自动在数据前面添加“
252303<
/p>
”
。
也可以先输入数字再选中单元格区域设定数据格式可以得到相同的效果。
1.
条件格式设置的妙用
手工填写的成绩册上，教师通常将不及格的成绩用红色笔填写
。如何在
Excel
的成绩表中实现这一功能呢？我们可以借助
Excel
中的“条件格式”功能实现。具体步骤为：全选成绩
表，单击“格式”菜单
中的“条件格式”命令，打开如图
1
所示的对话框。设置条件为“单元格数值小于
60
< br>”
，单击
[
格式
]
按钮，从弹出的“单元格格式”对话框中将颜色设为“红色”
，
[
确定
]
< br>即可。我们会发现分值小于
60
的单
元格的数值自动变成了红色。
而且这样设置的好处是：如果有学生的分数统计有错误，更改分数后，及格了的成绩将会自动取消红色的标记，不
及格的成绩会自动加上红色的标记。
2.
对多张工作表设置页面
打印<
/p>
Excel
工作表时，需要对打印工作表分别进行页面设置。其实
，在实际操作过程中，若页面设置的参数相同，可以一次选中多张工作表，同时对它们进行页面设置操作。具体步
骤为：按住“
Ctrl
”键不
放，分别
单击要打印的工作表标签名称，使打印的工作表同时处于被选中状态，单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，
设置参数，
[
确定
]
< br>后就可以直接进行打印操作了。
3.
快速输入无序数据
在
Excel
数据表中，我们经常要输入大批量的数据，如学生的学籍号、身份证号等。这些数值一般都无规则，不能用“填
充序列”的方法来完成。通过观察后我们发现，这些数据至少前几位是相同的，只
有后面
的几位数值不同。通过下面的设置，我们只要输入后面几位不同的数据，前面相同的部分由系统自动添加，这样就
大大减少了输入量。例如以学籍号为例，假设由
8
位数值组成，
前
4
位相同，均为
0301
，后
4
位为不规则数字，如学籍号为
03010056
、
03
011369
等。操作步骤如下：选中学籍号字段所在的列，单击“格式”菜单中的“单
元格”命令，在“分类”中选择“自定义”
，在“类型”文本框
中输入
“
03010000
”
(
如图
2)
。不同的
4
位数字全部用“
0
”来表示，有几位不同就加入几个“
0
< br>”
，
[
确定
]
退出后，输入“
56
”按回车键
，便得到了
“
03010056
”
，输入“
1369
”按回车便得到了“
03011369
”
。
身份证号的输入与此类似。
4.
设置顶端标题行和打印选定区域
用
Excel
分析处理成绩是每一次考试后教师们要完成的工作，最后要打印出各班的成绩册，要求每页都有表头和顶端标题
行，各班的成绩册要打印在单独的纸张上。事实上，纸张大小设置好后，在预览时
会发现
：各班学生的名册有的刚好在一张纸上，有的则不在一张纸上，很多教师通过插入空行和复制顶端标题行的方法来
进行打印操作，但如果添加或删除几行记录，整个版面就乱了。
下面的操作步骤也许会给您带来惊喜：
(1)
设置顶端标题行：打开“页面
设置”对话框中的“工作表”标签，单击“顶端标题行”文本框右侧的
[
压缩对话框
]
按钮，选定表头和顶端标题所在的单元格
区域，再单击该按钮返回到“页面设置”对话
框，单击
[
确定
]
按钮。
(2)
打印区域的选择：选定要打印
的班级
(
一个班
)
所在的单元格区域，单击“文件”菜单中的“打印”命令
(
不要单击“常用工具栏”上的
[
打印
]
按钮
)
。从弹出的“打印”对话框中选
中“选定区域”单选框，
再单击
[
预览
]
按钮，怎么样？还满意吧，现在就可以打印了。
5.
如何给单元格加斜线？
在制作表格过程中，经常要给表头加上斜线，如下图所示。
制作方法如下：先在
A1
单元格上单击鼠标
，先输入右上端文本“科目”
，按
Alt+Enter
键（参见相关技巧）
，再输入左下端文本“姓名”
，按回车键结束文字的输入。当前行自动改变尺寸以容纳两行文本。
将此单元格文本左
对齐，然后在第一行文字中加适当空格使其右对齐。
在此单
元格上单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令。在“单元格格式”对话框中，单击“边框”选项卡，选取所
需要的斜线方式，如下图所示，单击“确定”按钮，完成表头斜线的添加。
7.
如何将姓与名分开？
有这样一个问题，一个数据表中，
A
列是由姓和名组成了，如何将姓和名分开呢？
一个简单的方法是应用
Left
函数，此函数可以返回文本串中的第一个或前几个字符。
Left
函数的语法形式为：
LEFT(text,num_chars)
其中：
Text
：是包含要提取字符的文本串。
Num_chars
：要提取的字符数量，这个值必须大于或等于
0
；
如果
num_char
s
大于文本长度，则返回所有文本；
如果忽略
num_chars
，则假定
其值为
1
。
下面我们看一下这个例子，要将姓分开，且例子中都是单姓的，所以我们可以在
B1
中添入“
=left(A1)
”
，然后利用自动填充功能，完成下面单元格公式的复制。
< br>
我们再看一个例子，某些会计程序在显示负数时会在数值的右边添加负号
(
–
)
。如果导入的文件是在按此
方法保存负数的程序中创建的，则
MicrosoftExc
el
会将这些数值作为文本导入。要将此文本串转换
为数值，必
须返回除最右边字符（即负号）以外的所有文本串字符，然后乘以–
1
< br>。对于
num_chars
参数，可使用
LEN
函数计算文本串中字符的个数，然后减去
1
。例如，如果单元格
A1
中的值为“
234
–”
，
我们可
以在
B1
中输入
“
LEFT(A1,LEN(A1)
–
1)*
–
1
”
。
按回车后
B1
中就显示为“–
234
”
。同样，我
们可以利用自动填充的功能完成其余数据的转换。
好，<
/p>
Left
函数的功能就讲这些，与之相对的还有个“
right
”函数，可以返回文本串中后一个或几个字符，你可以放手一用了
！
8.
分列功能的妙用
上一个例子中，我们用
left
函数将姓名中的姓和名分开了，说实话，这个方法比较笨，因为
EX
CEL
中提供了分列功能。
我们可以看下面这个例子，原始数据中含有编号，而且随着行数的增加，编号位数也在增加，这
时就不能用
Left
函数来解决问题了。
我们可以分列功能将编号和文本分
开。选中此列，单击“数据”菜单中的“分列”命令，弹出“文本分列向导”对话框。
在对话框中提供了两类数据分割方法，一是按固定宽度，一是按分隔符号。将姓与名分开的问
题就可以通过选择“固定宽度”项来解决，当前这个例子可以选择“分隔符号”项，单击“下一步”
。
这里要选择分隔符号，因为例子中
的编号和文本中间都有“
.
”
，所以我
们可以选择“其他”复选框，并在后面的文本框中输入“
.
”<
/p>
，再单击“下一步”
。
单击“完成”按钮，编号和文本就被分开了。
9.
巧用转置功能粘贴数据
我们手头有这样一个数据表，行表示学生姓名，列表示学生的
各科成绩。
如果我们想得到一个以
行表示各科成绩，以列表示学生姓名的数据表，应该怎样做呢？其实很简单，
EXCEL
为我们提供了转置功能。
先选中
要进行转换的数据区
A1
：
D10
，按下
Ctrl+C
将其复制，再将光标定
位在另一个工作表的
A1
单元格中，然后选择“编辑”菜单中的
“选择性粘贴”命令。
在“选择性
粘贴”对话框中，选中“转置”复选框，单击“确定”
。
看，数据已经符合我们的要求了。
10.
快速输入技巧
在
Excel2000
的工作表中，如果在多个单元个中输入同一个公式，多次填写某一个字符或某一个有规律数字，一个一
个输入是很麻烦的，掌握一些技巧是可以快速输入的。
Ø
用组合键
Ctrl+Enter
在多个单元格中输入同一个公式
选定要
在多个单元格中输入同一个公式的这一区域，在某一单元格中输入公式后安组合键
Ctr
l+Enter
，那么所选区域那的所有单元格中就都输入了同一公式。
Ø
用
REPT
工作表函数在某一单元格中多次
填写某一字符
REPT
工作表函数的语法为：
REPT(text,number_timers
)
。其中，
text
为需要重复显示的
字符串，不能多能多于
255
个字符；
number_timers
为指定文本进行重复的次数，为正数，否则将截尾取整数。
例如，要在某一单元格中重复显示
“■”
30
次，则输入＝
REPT(<
/p>
■
，回车即可。另外，用
REPT
工作表函数还可以清楚的告诉您在此单元格中次字符的总数。如图一。
图一
Ø
用填充柄自动填充工作表
在
Excel2000
工作表中，
如果需要在一行或一列单元格中填入安顺序排列的项目序号，
用
Excel2000
的自动填充功能可以
帮助您快速输入这些数据序列，
而且还不容易出错。
你不会不知
道什么是控制柄吧？
选中一个表格，其右下角有一个实心的小方块，它就是控制柄，当鼠
标放上去的时候便会变成实心的
“＋”
。其方法：在第一单元格那输入其实数据，在下一个单元格那输入第二个数据，选定这两个单元
格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，托过的单元格中会自动的按
Excel2000
内部规定的序列进行填充。如（下图二）
，在
B3
中输入“第
1
名”
，然后拖动控制柄往下拉，
松开
鼠标时所拉过的区域就自动填充了“第
2
名、第
3
名”
。在拖动控制柄的过程中我们也可以在鼠标的右
边小说明中看到所填充的内容。
图二
如果
使用鼠标右键拖动单元格填充柄，也可以实现自动填充。其方法是：在某单元格内输入数据，按住鼠标右键，沿着
要填充的方向拖动填充柄，此时就会弹出包含下列各项的快捷菜单
(
如图三
)
：复制单
元格、以序列方
式填充、以格式填充、以值填充、以天数填充、以工作日填充、以年填充、等差序列、等比序列。
。
。
。此时，您可以根据需要进行选择填充方式。显然
，这种方法更有灵活性。
图三
另外，双击填充柄自动填充工作表也是一个不错的方法
自动填充数字序列和文本序列也可以不拖动填充柄通过单元格
区域，而采用双击填充柄的方法实现：对于数字序列的填充，要选定包含初始值单元格在内的两个单元格，然后双
击填充柄。而对于文本序列
的填充，只需选定初始值单元格，仍然后双击填充柄。
例如：要想在
B2:B11
中输入数字序列“
1
、
2
、
3.....10
”
，只须在
B2
中输入“
1<
/p>
”
，选定
B2:B11
< br>，双击填充柄即可。如果需要在
“
C2:C7
”中输入文本序列“第
1
名、第
2
名、
.....
第
6
名”
，只需要在
C2
中输
入“第
1
名”
，选定
C2
单元格，双击填充柄即可。
双击
填充柄自动填充是一种更为快速的方法，要填充的序列的单元格区域越大，如超过一屏的大区域，越能体现他的优
越性。
要注意的是，自动产生的序
列数由
A2
向下直到遇到空白单元格为止的单元格个数决定。例
如
,A9
为空白单元格，那么此法仅在
B2:B8
中产生序列“
1
、
2
、
3
、
.....7
”
。同样，若
B5
为空白单元格，那么仅在
C2:C4
中产生序列“第
1
名、第
2
名、第
3
名”
。
快速输入学籍号
(excel)
<
/p>
在
excel
中如何快速输入学籍号？<
/p>
方法很多，现只介绍一种：
如：县三中
09
级，第
1
个学生号是：
第一步：
第二步：将鼠标移到
A2
单元格右下角显示
黑色十字时，按左键不放往下拉。如下图：