内部控制的一般标准
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内部控制的一般标准
编者按:
证券投资基金行业是一个以信用为基础的行业,基金管理公司
"
受人之托、代人理财",管理着众多投资者的资产,面对的是风险较
< br>大的证券市场,其运作规范和健康发展问题至关重要。因此,评价其
好坏的核心是
其整体管理水平。内部控制作为企业一种自我调节、自
我制约的内在机制,可以起到防范
和化解风险、保护资产的安全与完
整、保证经营活动合法合规和公司经营战略有效实施等
重要作用,是
否有科学完善的内部控制是衡量公司经营管理水平高低的重要标志。
我国基金行业
发展几年来,基金管理公司内控质量普遍有了很大
提高,建立了比较规范的法人治理结构
,风险管理大大加强。但由于
对基金管理公司内控的要求还不够明确,标准还不够统一,
也出现不
少问题,如在公司内部缺少"内控文化",公司授权不完善,职责分
工不明确,监督和制约不到位等等。因此,在实际工作中需要有一套
客观可
行的标准体系,为基金管理公司建立和改进自身内控机制提供
参照,也为监管机关和中介
机构评价基金管理公司的基本素质提供依
据。
许多国家、地区和国际组织对金融
证券企业的内部控制标准进行
了研究,并颁布了不少法律文件,如国际证监会组织(
p>
IOSCO
)
1998
年发布了
《证券公司及其监管者风险管理和内部控制指引》
(咨询稿)
,
香港证监会
1997
p>
年发布了《监管、监督及内部控制指引》
,中国证监
会也于去年发布了
《证券公司内部控制指引》
。
本文借鉴国际上先进的
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研究成果,结合我国基金管理公司内部控制的实践,对基金管理公司
的内部控制
标准体系进行塑造和说明,供读者参考。
内控的一般标准,是指应用于基金管理公司内控评价各个方面
的
标准。一般标准可以概括为健全性、有效性、独立性、相互制约性和
< br>成本效益五大原则。
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内控的健全性内控的健全性有三层含义:首先,内控应当贯穿于
经营
活动的所有方面,体现全过程性。基金公司的基金产品设计、投
资研究、投资决策、交易
执行等各个业务环节都需要有相应的内部控
制制度;其次,内控应涵盖所有的部门和人员
。第三,内控还要体现
系统性。内控体系是各部门各岗位形成的相互制约、纵横交错的统
一
整体,以保证均能按特定的目标相互协调的发挥作用,实现内控的总
< br>体目标和功能。健全性是其它标准的前提条件。
内控的有效性内控的有效性包括两层含义:一是内控制度本身
的
有效性。首先内控制度要合法合规,把国家法律、法规、政策等体现
< br>到内控制度中。其次内控制度要适时,应当随着公司经营战略、经营
方针、经营理
念等内部环境的变化进行及时的修改或完善。第三,内
控制要合理适用。需要根据公司的
组织规模、业务特点、技术条件、
人员素质等具体特点和要求建立内控制度。二是内控制
度要得到有效
地执行。公司所有部门、全体员工必须竭力的维护内控制度的有效执
行,任何人员都不得拥有超越制度的权力。
内控的独立性基金管理公司与一般公司相比有一定的特殊性,
它
自身的资产与管理的基金和其他资产相比是非常小的,一个公司可以
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管理多只基金,不同人的财产,而且公司的股东和关联方多为证券公
司、信托公司、上市
公司等证券市场上的活跃参与者。因此,独立性
标准要求:一是相关资产要分离,基金资
产、自有资产和其他受托资
产的运作应当分离;二是部门和岗位分离,基金投资研究、决
策、执
行、清算、评估等部门和岗位应当根据独立性要求适当分离;三是物
理隔离,在重要部门设立防火墙和门禁制度。
内控的相互制约性相互制约性是指在部门与部门、岗位与岗位
之
间建立一种相互验证、相互制约的关系,它是内控的重要组成部分。
< br>它将公司的业务进行分配,使单独的一个部门对业务没有完全的处理
权,必须经过
一个以上部门的查证核对或配合才能完成。相互制约使
业务都经过一个以上的岗位或部门
处理,不会被一人包办,可以达到
纠错防漏的目的。独立性是相互制约性的前提,相互制
约性是独立性
的必然延伸。
内控的成本效益性基金管理公司作为经济实体,其生存的根本
就
是创造效益。内控的目的之一也是使企业避免和减少外来的和自身的
< br>各种风险,以获取更佳的效益。但是内控本身也要付出成本,内控越
复杂,相应的
成本也越高。因此,基金管理公司必须遵循成本效益原
则,在成本与效益间进行衡量,力
争以最小成本获得最大效益,不计
成本的内控不是好的内控。
成
本效益性要求公司一要精心选择控制点,
实行有选择的控制,二要努力减少不必要的各种
耗费,三要尽量应用
科学化的管理方法和新技术来降低成本、提高效率。
基金公司本身存在诸多
利益冲突。这些冲突有股东与公司间的,
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基金与其他委托财产间的,不同基金间的,受托财产和公司自有财产
间的,公司
与管理者个人间的等等,因此极其容易出现不正当利益输
送和关联交易等现象。历史证明
,正是这些现象,曾经使基金行业受
到严重的打击,信誉受到严重损害。为了避免以上现
象的发生,保持
基金管理公司内部有关资产、
机构、
人员的分离和独立是非常必要的,
也是内控中的重点所在。
内控的要素标准
内控要素是从内控的实践中提炼出来的组成企业内控核心的部
分,也是企业内控必须具备的内容。借鉴美国由美国注册会计师协会
等组织组成的资助组织委员会(
CDSO
)的研究成果,我
们对基金管理
公司的内控也可以从控制环境、风险评估、控制活动、信息沟通、内
部监控五大要素标准来衡量。
控制环境。控制环境是指对公司管理方法、操作程序、控制措
施
等发生影响的各种因素。它是内控其他要素的基础,构成了公司的氛
< br>围,控制环境的好坏直接决定了公司内控机制实施的效果。控制环境
的主要包括下
列因素:管理思想和经营理念。
公司管理层是否树立了内控优先和风险管理理念;是否重视内控
制度的设计;是否严格遵守内控制度。
公司治理结构。公司法人治理结构是否健全;公司的独董和监
事
会的监督职能有没有有效履行;存不存在不正当关联交易、利益输送
< br>和内部人控制现象的发生;董事会、监事会是否在保护投资者利益和
公司合法权益
方面发挥作用。
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公司经营组织结构。公司的组织结构的设置是否体现职责分工
、
相互制约的原则;
公司建立决策程序和管理议事规则是否民主
、
透明、
业务执行系统是否高效、
严谨
,
内部监督和反馈系统是否健全、
有效;
公司在岗位、部门、管理层之间有没有形成严密有效的内控防线。
员工道德素质。公司是否建立了有
效的人力资源管理制度和激励
约束机制;是否有具体的标准和措施确保公司职员具备与岗
位要求相
适应的道德标准和专业胜任能力。
内控文化。公司是否在培养全体员
工的风险防范意识,营造一个
浓厚的内控文化氛围采取了一定措施;是否有制度保证全体
员工及时
了解重要的法律法规和管理层的经营思想。
风险评估。环境和风险评估是提高
企业内控效率和效果的关键。
基金管理公司身处高风险的证券市场,
信誉又是其生存和发展的根本,
因此,
必须对其面临的风险
有清醒的认识,
分清哪些风险是主要风险,
哪些风险是次要风险
,哪些风险是可以分散的,哪些风险是可以避免
的,并据此确定内部控制的重点。风险评
估标准要求基金管理公司建
立严密有效的风险管理系统。首先,从组织体系上看,公司有
没有形
成完善的风险控制体系,公司是否设立了风险决策机关、风险评估部
门、风险监督部门并有效地工作。其次,公司有没有建立完整的风险
控制程序
,包括风险识别、风险评估、风险控制和风险监督。第三,
公司是否对其各部门和各业务
循环所存在的风险点进行识别、评估、
分类并有相应的控制措施。第四,公司有没有使用
科学的风险量化技
术和严格的风险限额控制对投资风险实现定量分析和管理。第五,公<
/p>
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司董事会和管理层是否重视风险的评估和管理。
控制活动。控制活动是基金管理公
司在控制环境和风险评估的基
础上,为确保风险被有效控制而制定并实施的各种方法、程
序和控制
措施,主要的控制活动有以下几个:授权控制。
授权控制指在处理各项业务时都必
须经过适当的授权批准,以防
止部门和员工不当处理,授权控制应当贯穿于公司经营活动
的始终。
首先,股东会、董事会、监事会和管理层是否充分履行各自的职权,
建立健全公司授权标准和程序,确保授权制度的贯彻执行。其次,公
司各业
务部门、分支机构和公司员工是否在规定授权范围内行使相应
的职责,
< br>有没有发行越权行事的情况,
如发生,
是怎样处理的。<
/p>
第三,
是否制定了公司重大业务的授权制度,
重大业务授权是否有书面记录,
是否明确了授权内容的时效。第四,公司授权是否适
当,对已获授权
的部门和人员有没有建立有效的评价和反馈机制,对已不适用的授权
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是否及时修改或取消。
资产分离。公司是否建立完善的资产分离制度,基金资产与公
司
资产、不同基金的资产和其他委托资产要实行独立运作,分别核算。
< br>
岗位分离。公司是否建立
科学、严格的岗位分离制度,明确划分
各岗位职责,投资和交易、交易和清算、基金会计
和公司会计等重要
岗位是否有人员的重叠,后台清算、集中交易室、机房、档案室等重<
/p>
要业务部门和岗位是否进行了物理隔离。
业务流程和操作规程。公司投资等
各类业务有没有详细明确的业
务流程和操作规程,有关人员是否严格按章办事,有没有违
反业务流
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