公文写作的重要性与必要性
励志人物-
公文写作的重要性与必要性
公文写作是指公务文书的撰写。在一个单位的文书处理工作中，
文稿起草是第一个工作环节，比较收发、
登记、
办理、
印制来说，
往往需要更多的思考，
花费较多的精力和时间，
尤其是一些重要文
件的起草，
可以说是一项非常艰苦细致的创造性脑力劳动。无论是
担任领导职务，
还是从事文秘工作，
都免不了经常写文章。
文字表
达水平也就成了业务能力的主要体现。
提高公文写作水平，
要从提
高起草者的思维能力、
经验水平和综合素质下手，
没有什么“秘
诀”可言，
非得下苦功夫不可。
而公文写作又有其基本规律可循，
只有把握这些规律，
多学习、多思考、
多练习，
甘当“苦行僧”，
愿做有心人，
勤学多练、
厚积善悟，
才会熟能生巧，
达到“下笔
如有神”的境界。
本文拟结合我个人从事写作的一些体会和别人的
一些经验，
就提高公文写作能力问题谈一些粗浅看法。
一、
多学习，
打好理论基础
(
一
)
系统地学习有关的理论，
打好理论基础。
鲁迅先生早在
20
年代就指出:
“我以为根本问题是在作者可是一个‘
**
人’，
倘
是的，
则无论写的是什么事件，
用的是什么材料，
即都是‘革命
文学’。
从喷泉里出来的都是水，
从血管里流出的都是血。
”这
就是说，
作者的理想、情操和审美眼光，
对文章的特色和价值是起
决定作用的。
对我们初学者来说，
首先应该认真学
习“
****
”重要
思想和科学发展观，
树立科学的世界观和崇高的人生理想，
积极自
觉地参加各种有益于国家、
集体或他人的实践活动，<
/p>
在广阔的社会生
活中锻炼思想，
陶冶感情，
更好地增强自
己的写作激情以及发现
新事物、
看出新问题的能力。
恩格斯认为，
任何一个民族，
要想
保持旺盛的发展活力，
就一刻也不能离开理论思维。
相比之下，
我
们往往不注意对工作进行理论思维，
而喜欢就事论事。
这直接导致
我们一些公文起点不高，
深度不够。
实践证明，
我们要正确地认
识全局工作中的各种现象，正确地处理工作中的各种矛盾、
各种关
系，
就不能不认真地学习有关的理论。
理论是我们观察、
认识和
分析有关问题的指南。
只有理论素质提高了，
才能头脑更敏锐，
思
维更活跃，
眼光更长远，
写出来的东西才能有正
确的立场观点和深
刻的思想内容，
才有不可动摇的逻辑力量。
当然，
理论的作用是
间接的。
一份调查报告可能没有直接谈理论问题，
但它的观点是对
调查材料进行透视和思维的成果。
理论的作用是潜移默化的，
不能
指望学理论立竿见影，
现炒现卖。
打牢理论基础必须作长期艰苦的
努力。
(
二
)
要积累生活，
拓展知识。
文章是客观事物的反映，
生
活是文章写作的源泉。
文章的内容及其表达，
和作者的生活
知识储
备有着密切的关系。
生活阅历浅，
知识贫乏，
很难写出好文章。
丰
富的生活经验和广博的知识，
不仅给作者提供了
大量的写作信息，
而且可以激发作者的写作欲望，
充分调动作者的创造力和想象力，
使文章写得更充实，
更准确，
更生动，
更优美。
我们要积极地投
身生活，
在生活的感知中积累经验，
拓展知识，
不断更新自己的
知识结构，
充实自己的头脑，
为灵感的触发和文
思的活跃提供更多
的水源或燃料。
一是努力扩大知识积累，
建立起适合自
己的知识
结构。
我们每天都在接触知识，
并在不自觉地进行着知识积累。
在
积累知识时，
既要注意量的增长，
面的扩大，
还要注意根据自
己
< br>的职务和专业分工，
设计自己的知识结构，
有目的地进行知识积累。
所谓知识结构合理，
就是既有专业知识，
又有外围知识，
专业知
识精，
外围知识博。
专业知识的精，
是没有止境的，
那么，
外
围知识要宽到什么程度呢
?
如果要划一个圈的话，
这个圈应该把
日
常公文写作所涉及的领域基本覆盖住。
这样，
在写作公文时，
即
使涉及不懂的知识，
也不会是完全生疏的，
起码知道从哪里获得这
些知识，
从什么书里查到所需要的资料、
数据。
专业知识必须熟
悉、
精通。
在写作中用到这些知识时，
不必每次都去查找。
要像
律师熟悉法律条文那样熟悉自己的专业知识。
特别是工作中常用的
条令条例、
政策法规、
基本数据，
要十分熟悉。
二是勤奋地进行
资料积累和思想积累。
积累资料需要技巧，
更需要毅力。
偶尔剪
辑、
摘记一点资料，
做一点卡片，
比较容易，
长期坚持相当不易。
积累资料决不像有些同志想的那样是剪刀加浆糊的工作，
它会耗
费
很多时间和精力。
要积累资料，
就要阅读资料，
判断资料的价值
及分类。
如果由他人代劳，自己对资料内容没有印象，
用时就无处
查找。
积累资料的过程，
也是熟悉资料的过程。
只有熟悉资料，
才
能在需要时，
从资料储备中迅速把它调出来。
当然，
这里说的熟
悉，
并不熟悉资料的具体内容，
而是指了解资料的类别、
属性。
资
料是供备查用的，
没有必要把它的内容都记住，
知道能在那里找到
它就行了。
为了便于查阅，
积累资料要注意分类，
并定期整理。
资料的积累不能代替思想的积累。
所谓思想积累，
就是脑子要想事、
装事，
注意把一些一闪即逝的想法捉住，
记下来，
并加以联想。
我
们读报纸的时候，
看文字材料的时候，
调查研究的时候，
与人交
谈的时候，
要开动脑筋，
思考问题，
使头脑总处于一种准备状态，
这样，
受领公文写作任务以后，
进入情况就快，
完成任务也快，
不
至于什么时候都是从零开始。
(
三
)
打破专业局限，
多了
解和熟悉全局性工作。
机关工作分
工是很细的，
对分工的工作了如指掌是应该的，
但不应满足于此，
还要熟悉全局。
只有懂得全局，
才能更好地把握局部
，才能正确地
估量本部门、
本系统的工作在全局中的位置和份量。
不懂得全局就
往往见木不见林，
把自己分管的工作强调到不适当的程度，
给下面
提出一些不适当的要求。
强调了解全局，
还有一个原因，
就是有
些中心工作往往要从各个部门抽调人员完成。
如果对全局性工作很
生疏，
就会感到不适应。
因此，
在精通专业的同时，
必须多了解
全局。
年度工作要点，
基本思路，
重大活动，
近期召开一些重要
会议的情况，
上级和本级制发的重要文件，领导的讲话和指示，
重
要典型的情况，
都应了解。
能多参加一些活动多接触基层固然好，
没有这些条件，
通过阅读文件和有关材料也能了解不少情况。
比如，
某个单位的现场会开过以后，
找来有关材料看看，
也可以了解大体
情况，
并非只有到现场去才能了解情况。
有些同志没有养成看文件
的习惯，
这很不利于了
解和熟悉全局情况。<
/p>
有时兴师动众往返几天
到基层去开个座谈会，
了
解情况不一定比从文件上得
来的多。
通过
阅读文件，
既能掌握政策，
又能了解情况，
对于机关干部来说，
是
一种多快好省的学习办法，
不充分利用，
未免可惜。
(
四
)
研究一点写作之道。
根据一些专家的体会，
学习写作之
道的主要途径，
一是学习公用文书拟制的有关规定。
公文分类、
作
用、
一般内容和拟制要求，
以及公文格式，
是最基本的写作之道，
要认真学习并熟记。
二是读一点写作理论方面的专著。
如《应用写
作》、《写作通论》
等。
这些书会告诉我们怎样确定主题，
怎样
建立结构，
怎样使用材料，
以及对比、
照应、起承转合等文章写
作的基本问题。
三是学一点语法和修辞。
学语法的目的是消灭病句，
把文字写通顺。
学修辞的目的是把文章写得优美、
富有文采。
二
者都是需要的。
有的同志认为，公文讲究严肃、
庄重、
朴朴实实，
不能使用修辞手法。
其实这是误会。
讲修辞，
并不是使文章华而
不实。
在我们所见的公文中，
一些特别精彩的地方，
恰恰是运用<
/p>
了修辞手法的结果。
例如，
“看自己一朵花，
看别人豆腐渣”;
“墙
上芦苇，
头重脚轻根底浅
;
山间竹笋，
嘴尖皮厚腹中空”，
都是
用的修辞手法，
非常生动、
传神。
对比、
排比、
对偶之类修辞
手法用得更多。
不讲修辞，
文章就不免平谈、
呆板。
四是学一点
逻辑学。
逻辑与写作的关系非常密切。有一些公文之所以犯偷换概
念、
< br>
改换论题、
自相矛盾等逻辑错误，
就是由于没有掌握起码的
逻辑规则。
五是通过精读文件和正误对照学习写作之道。
阅读文件
时发现写得好的文件，
不要看一遍就过去，
要仔细研究它的结构、
观点、
材料以及论证方法和叙述方法，
研究它好在什么地方，
想
一想，
如果让自己写这个问题，
自己会怎样写，
两种写法的差别
在哪里
?
还有没有别的写法
?
等等，
仔细揣摩、
体会、
研究，
定
会悟出些道理。
这就是通过精读文件学习写作之道。
还有一种方法，
就是通过对照公文的修改稿学习写作之道。
一份公文有时要写好几
稿，
每写一遍都有新的提高。
把这几稿，
特别是领导修改过的稿
子收集起来，
仔细对照，边对照边思考为什么这样改，
受益匪浅。
(
五
)
在写作实践中提高写作能力。
站在岸上，
一辈子也学不
会游泳，
因为游泳是一种技能。写作也是一种技能。
< br>由知识转化为
技能必须经过实践这个中间环节。
用筷子吃饭是一种很简
单的技
能，
只听人家讲，
看人家做，
自己不拿一双筷子在手里练一练，
也
掌握不了，
何况是写作这样复杂的技能
!
因此，
提高写作能力最有
效的办法是大胆实践，
刻苦练习。
在这方面要注意三点
:
一是既不
要把写作看得轻而易举，
也不要看得高不可攀。
提高写作能力是个
漫长的过程，
不能企求一步登天。
一开始写不好不要紧，
只要坚
持写，
必然有提高。
二是既要勤于练习，
又要善于总结。
毛手毛
脚地写，
只求数量，
不求质量，
即使有提高，
也比较慢。要使自
己写一次，
进一步，
就要善于总结。
每完成一份公文的写作，
都
要回过头来总结一下有什么经验教训，
特别要把初稿和后来的修改
稿、
审定稿认真加以对照，
从对比中体会应该怎样写，
不应该怎
样写。
三是要高标准要求自己，
不要抱有应付态度。
起草每一份
文件，
都要把自己的潜力充分挖掘出来。
这样，
才能写一次材料
有一次提高。
如果能挑一百斤，
只担九十九斤，
时间长了，
一百
斤的担子就挑不动了。
有的同志不愿修改自己写的东西，
总希望领
导高抬贵手，
降低标准，
凑付过关，
这样是不利于提高写作水
平
和写作能力的。
二、
多研究，
打好实践根基
要训练思维，
提高智能。
文章
是客观事物的反映，
但要根据客观事物制作成文章，
还需要有多方
面的智能。
比如在认识和摄取客观事物时，
作者需要有观察能力，
发现能力，
采集能力
;
在构思过程中，
需要有综合能力、
分析能力，
筛选加工能力，
想象能力和创造能力
;
在表达时，
需要有结构能力，
语言运用能力和修改能力。
写作还需要有一定的技巧，
技巧也是能
力的体现。
整个写作，
要靠诸种智能和技巧的综合运用。
在运用
各种智能和技能的过程中，
思维贯串于始终。
写作正是以思维为
核
心组织各种能力和技巧的一种综合性智力活动。
没有积极而富有创
造性的思维，
诸种智能和技巧难以发挥，
写作对象
也就很难如意地
转化成理想的文章形式。
为此，
培养和发展思维品质，
提高思维
能力，
正是发展智能、
开拓思路、
写好文章的重要一环，
也是作
者全面提高修养的一个重要组成方面。
起草公文是机关干部的一项
基本功。
作为机关干部，
要想提高机关公文写作能力，
成为公文
写作的行家里手。
要多研究，打好实践根基，
须做到
:
(
一
)
登高望远
人们常讲，
登高才能望远。
起草机关公文，
也
应做到这一点。
换句话说，
就是要善于站在全局和理
论的制高点上
思考问题、
提出对策，
文以载道，
突出文字材料的思想性，
给人
以启示和共鸣。
文章依赖“思想”而永生，
因无“灵魂”而猝死。
写材料首先一定要注意提炼“思想”，善于站在讲政治的高度，
着
眼全局看局部，
不就事论事，
把具体的东西理论化
;
善于紧密结合
单位实际，
既不违背上级精神，
又能突出单位特色，
把上面的精
神具体化
;
善于运用新语言、
新事例，
不简单“重复过去的故事”。
而是把传统的东西现代化。
实践中，
要注意把握好以下几点
:
一是
针对性。
文字材料大都是围绕问题展开的，
问题是材料的基础和灵
魂。
文字材料影响的大小，
根本就在于是不是真正抓住了
问题，
是
不
是针对普遍存在的问题去写的。如果是针对问题去写的，
影响就
大，
相反影响就小。
因此，
必须注意抓问题，
抓“一碰就响”的
问题，
抓普遍存在的难以解决的突出问题。
这就要求深入调查研究，
以高度的敏感性洞察和分析问题，
紧
紧抓住影响和制约单位建设的
主要问题，
确立文字材料的主题思想。
二是要有概括性。
要从局
部的、
感性的、
表面的现象里面跳出来，
用全面的、
理性的、
辩
证的分析提炼和升华思想，
总结出来带有规律性的东西。
这种高度
的概括性，
是领导思想的精华，
也是文字材料的“眼睛”，
具有
画龙点睛的效果。
比如，
有一个材料，
关于增进班子成员感情的
概括就比较好:
“感情好，
有事不当事
;
感情差，
没事会找事。
感
情深，
大事能化小
;
感情浅，
小事能闹大，
大事能闹炸。
”非常
给人启迪、
发人深省。
而有的材料总的看上去不
错，但又觉得少点
什么，
往往就是少几句高度概括、
很凝练的话，
让人打不下深刻
的烙印。
三是要有深刻性。
深刻性往往决定文字材料的思想性。
分
析问题要有深度，
不满足于抓住次要的、现象或枝节的东西，
而是
要了解主要的、
本质的东西
;
不满足于掌握事物外部的特征，
而要
挖掘事物的内在联系
;
不满足于眼前的结果，
还要追踪发展的趋势
;
不满足于掌握浅易的、
粗线条的问题，
还要钻研疑难问题和考察细
节。
要从众多的矛盾中提出主要矛盾，
从复杂的问题中提出核心、
本质原因。
只有这样，
写出的材料思想性才深刻，
才令人回味。
四
是要有独创性。
现在，
文字材料中普遍存在的一个毛病就是大话、
空话、
套话比较多，
空洞无物，说白了就是
“正确的大实话”的拼
凑，
上级文件的翻版，
报刊文章的剪辑。
要增强文字材料的思想
性，
就要学会用自
己的脑袋去思考，
不依赖别人，
不抄袭别人的
成果，
用自
己的话去表达，
不能人云亦云，
趋奉迎合，
确实能
够独立地提出自己的见解。
五是要有说理性。
文字材料的主要功
能
是用来指导工作的，
既要使大家听得懂、
听得明白，
又要便于大
家准确地理解和贯彻执行。
这就决定了
文字材料必须能够透彻地讲
清道理，
做到了这一点，
思想性也就在其中了。
要把握好讲道理
的艺术，
通常是既要符合上级精神，
又要贴近单位实际
;
既要有对
上级会议、
文件精神的中肯评价和深刻理解，
又要有变虚为实、
变
大为小、
变抽象为形象、变原则为具体的本事
;
既要全面辩证，
不
顾此失彼甚至自相矛盾，
又要准确生动，
不离腔走板甚至脱离上级
和党委意图另搞一套，
使人不得要领，
感到莫名其妙。
有经验的
同志，
还常常寓事于理，
用一个典型事例说明一个道理，
把深刻
埋在浅显中，
常常会使人得到多方面的启示，
收到意想不到的效果。
(
二)
“修炼”悟性
“内容人人看得见，
涵义只有有心人得之，
形式对于大多数人是一秘密。
”这是
歌德对鉴赏艺术作品所讲的一
段话，
其核心思想是
:
无论创作艺术还是欣赏艺术，
都离不开
“悟”。
对于公文写作来说，
悟性也同样重要。
同样的训练、
同
样的工作经历，
有些人的写作水平只能停留在一定的层面上，
有的
人却能把公文写作升华到艺术的境界。
这里面除了客观的因素之外，
最主要的差别还是体现在会不会“悟”上。
悟性是每个人都具有的
一种对事物的
体会和认识能力，
人与人悟性的差别主要体现在深浅
上，
公文写作中悟性的深浅与每个人的“修炼”程度成正比。
首先
必须弄清楚写公文目的是什么
?
我们公文写作，
大到调研文章、
工
作报告，
小到信息、
简讯，
说到底都是为领导决策提供参考。
从
这个角度考虑，
公文写作和其他文体写作不同之处就在于
:
必须符
合上级总体意图。
所以写公文，
只能在上级总体意图的大框架内来
写，
出了那个框架，
你就算跑题了。
那就算文笔再优美，
也得不
了
“高分”。
其实简单说来是上级意图，
但落实到具体实践，
上
级意图包括国家宏观政策、
上级部门行政部署、
本单位工作思路、
领导对政策的个人理解，
等等。
这个需要你在实际工作中去“悟”。
如何提高“悟”性呢
?
从实用角度分析，
就是写作要注意要有针对
性。
比如每个级别的报纸、
刊物，
都有要解决问题的层次
;
每个
领导、
编辑，
都有各自
的风格和对问题的理解，
如果你想得到他
们的肯定，
就不要孤芳自赏，
一定要加以研究。
你想在哪里发表、
你写给哪个领导看，
就把相关的报纸、
刊物，
或者把以前已经通
过领导认可的文章找来，
仔细的看，
看的越多越好，
研究写法，
查
找规律。
写公文时，
不要把写文章的人当成自己，
而是当成领导、
编辑。
当然，
一些其他的报纸、
刊物、
网上的文章，
你认为写
的好的，
也可以找来看和研究，
但开始阶段建
议还是有高度针对性
比较好。
而从长远提高的角度来说，
多阅读一些政治理论书籍，
多
关注国家、
当地、
上级、
本单位、
本部门等政策、
措施，
以及
相关领导的观点、
思路，
多了解时事政治，
多思考深层次的原因，
不断提高自
己的理论修养，
会对自己准确把握某
篇公文应该具有的
度，
会很有帮助的。
在这里引用鲁迅《不应该那么写》
一文中的
一段话，
来说明文章写作中怎样“修炼”悟性。
鲁迅先生是这么写
的:
“凡是已有定评的大作家，
他的作品，
全部说明着‘应该怎样
写’。
只是读者很不容易看出，
也就不能领悟。
因为在学习者一
方面，
是必须知道了‘不应该那么写’，
这才会明白原来‘应该这
么写’的
。
这‘不应该那么写’，
如何知道呢<
/p>
?
惠列赛耶夫的《果
戈里研究》
第六章里，
答复着
这个问题
--
‘应该这么写，
必须从
大作家们的完成了的作品去领会。
那么，
不应该那么写这一面，
恐
怕最好是从那同一作品的未定稿本去学习了。
’
”这是鲁迅先生对
文学创作阐述的“不应该那么写”的学习、
领悟方法。
对公文写作
来讲，
这也是极有益处的学习方法。
我们直接看公文范文、
看干
干净净的定稿，
就不如
看经领导和同志们反复修改的
草稿获得的收
益更大，
提高得更快。
用心写作是一方面，
用心体会领导和同志
们精心删改之处，
体会到了
“不应该那么写”，
明白了
“应该这
么写”的道理，便是“修炼”公文写作的悟性。
(
三
)
悉心揣摩
公文不是用来记录个人见闻的，
也不是阐发个
人见解的。
而是秉承领导旨
意、
根据工作需要写的。
这就要求起
草公文时，
一定要用心揣摩领导意图、
思维方向、
关注的重点等
等，
想方设法把领导的思想和意图理解准、
领会透，
而不能断章
取义、
随心所欲，
更不能“另起炉灶”。处处留心皆学问。
要通
过细心观察、
悉心揣摩、
科学分析，
努力去挖掘、
扩展、
完善、
深化和延伸领导的意图，
力争把感性的东西理性化、
不完整的东西
系统化。
只有这样，
才能比较全面地理解和正确把握领导意图，
< br>确
保机关公文质量。这就要求起草人用心琢磨领导的意图、思维方向、
关注重点等，
全面掌握，
悉心揣摩，
掌握得越全面、
越深刻，
写
起来也就越顺利，领导也就越满意。
一是积极扩展领导意图。
有的
领导同志交代意图时，
只是一些初步想法，
或仅仅从某一个角度、
某
一个侧面提出问题。
遇到这种情况，
起草人要从更多的层
次和角度
去思考问题，
举一反三，
扩展和延伸领导形成的基本观点，
对
领
导暂时未想到但又比较重要的问题补充进来，
把领导简单分散的意
见扩充为比较全面、
系统的意见，
不能听一就是一，机械
呆板地领
会领导意图，
切实把领导想说而没有说出来的话完整地表达出来。
二是善于挖掘领导意图。
有的领导只是出个大题目，
至于公文写作
中的具体问题涉及不多。
碰到这类情况，
起草人首先应主动和
领导
同志商量研究，
争取领导的指导，
深化领导的意图，
然后顺着领
导的思想脉络，
弄清楚领导要求写什么，
为什么要写，
要达到什
么目的，
从而研究挖掘出更新更深的东西。
挖掘领导意图时，
起
草人还要善于将主管领导的意图与其他领导的意图结合起来领会，
集思广益，
体现集体领导和分工负责的原则。
三是努力完善领导意
图。
公文写作过程中，
有的领导深思熟虑不够，
讲得意见不甚明
了、
比较杂乱
;
有的一时未想清楚、
未说明白，
只是一些感性认
识
;
有的不完全合理和必需
;
有的不集中、
不完整。
对此，
起草
人要与领导多交流，
善于提炼概括、
拾遗补缺，
慎重恰当地处理，
合理地加以吸收、
集中，
把不确定的确定下来，
把感性的东西上
升为理性的东西，
把不必要、
不完整的加以剔除补充，
把不清楚的
问题讲清楚，
把不一致的地方进一步调整充实，
从而比较全面、
完
整、
准确地体现领导意图，
保证公文质量。
四是及时捕捉领导意
图。
机关干部有经常接触领导和公文材料的方便条件，
了解和捕捉
领导意图的途径比较多，
可以从主动询问中获得，
从领导批示中领
会，
从批评表扬中领悟，
从讲话材料中把握，
从积零为整中综合。
尤其是与领导在一起检查工作、
参加会议、
研究材料，
一块就餐、
散步、
闲聊时，
要注意把领导谈话中最新闪
光点，特别是一些新思
想、
新观点，
要不失时机的记下来，
并进行归纳分析。
因为这个
闪光点或这些新思想、
新观点，
很可能是领导对某个问题思
考的新
突破。