行政制度
-
总
则
为进一步适应公司质量、
环境体系双
认证的实施，
规范公司行政事务管理行为，
理顺内
部关系，提高办事效率，
特制定本规定。
本制度汇编
了公司内部的行政事务类文件，以加强
行政管理的有效性，
并在
公司内部形成办事有程序，工作有标准，
事事有人管，人人有专责
的工作局面。
第一章
会
议
管
理
制
度
一、内部会议管理办法
（一）
、公司会议主要包括总经理办公会议、工作调度会议、各种专题会议、全体员工
大会、部门会议及临时会议等。
（二）
、
公司级会议的组织者为综合处。
（三）
、会议由综合处提供服务，会
议召开应提供、做好会议通知、材料、会场、记录
等各项服务，会议结束后，根据情况撰
写会议纪要，必要时提供水果、茶水、录音、摄像、
投影等服务。
（
四）
、会议通知形式主要为电话通知，处长、部门经理及以上人员应通知到本人，其
他人员通知到部门，由各部门自行通知。
（五）
、
与会人庇
ρ
细褡袷鼗嵋榧吐桑
坏贸俚健
⒃缤恕⑽薰嗜毕
；嵋槠诩溆
氐羰
只
韧ㄑ豆ぞ撸
嵋槠诩湟
窆嶙ⅲ
坏媒煌方佣
牟辉谘苫蛩嬉庾叨
跋旎嵋檎
V
刃颉
?SPAN lang=EN-US>
（六）
、因故不能参加会议的，必须亲自向综合处说明理由。
（七）
、会议决议事项，与会人员应在会后立即执行，不得拖延或敷衍了事。
< br>
（八）
、各处室、部门要把每次调度会及其它会议精神传达到基层，也可根据自己部门
的实际情况，定期召开部门级会议传达会议精神。
（九）
、部门有关会议如需综合处协助的应提前通知综合处，以便做出统一安排。
二、对外出租会议室、多功能厅管理办法
（一）
、公司所属会议室及多功能厅由物业处负责办理租用手续，综合处负责提供相关
会议服务。
（二）
、物业处根据会议室使用情况
与租用会议室单位商定相关出租事宜，填写《会议
室使用登记单》
，经主管经理签字确认后通知综合处，综合处同使用单位协商会议室使用的
具体事宜（
预约时间、需提供的服务等）
。
（三）
、
租用单位于租用当天将《会议室使用登记单》交与综合处会议管理人员，待会
议室使用完
毕后，
由会议室管理人员填入会议室实际使用时间，
由租用单位
签字确认后，
综
合处返还物业处作为收费依据。
第二章
办
公
电
话
管
理
制
度
为了提
高公司办事效率，
节约办公经费，
保证通讯联络，
结合公司实际，
特制定本规定：
一、公
司电话主要用于办公业务。使用电话通话要言简意赅，
禁止在电话中闲聊，
严禁
拨打声讯和信息电话。
二、各
处室、部门使用管理插卡电话，经理办公室使用加锁电话。
三、电话卡由办公室负责刷卡。每
次刷卡标准，处长
30
元，部门经理和管理人员
20
元，其他员工
10
元，综
治办带班组长每人
15
元。使用完话费后，到办公室刷卡，并进
行
登记。
四、安装管理插卡电话后，
不允许私
接电话机通话，
否则，将追究其直接责任人或部门
负责人的责任
，并依法追缴相应的电话费。
五、各处室负责人及员工要切实负起责任，以主人翁的态度管
好、
用好电话。
员工因公
或特殊情况需
要拨打长途电话者，统一到办公室登记后，方可拨打。
六、由办公室定期到电信局对各处
室及部门电话使用情况进行查询监督，并予以公布。
第三章
公
文
收
发
传
阅
管
理
制
度
根据有
关规定并结合公司实际情况，
现就非质量、
环境体系文件收发、
传阅管理办法规
定如下：
一、公文撰写
1
、公文
草拟。根据需要和领导指示初步拟定文稿。公司发文由综合处草拟，涉及各处
室职责，需
要由公司统一行文的，由各处室、部门草拟文稿。
2
、公文
审核。指对草拟文稿的审核，由综合处负责。审核的主要内容是：看是否的确
需由公司统
一行文、
行文方式是否妥当、
是否符合行文规则和拟制公文的有
关要求等。
不需
由公司统一行文的公文，由各处室、部门自行发
文。
3
、公文复核。指公文正式印制前对文稿的校对、核稿，重点是
看：审批、签发手续是
否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
4
、公文签发。将经审核的文稿交领导签字，批准发文。公司级公文由总经理签
发，各
处室、部门或某特定业务范围的行文，由处室、部门负责人签发。
5
、公文的印刷、用印。
经审核无误后的公文的即可印刷与装订。如需加盖公章的按
《印章管理办法
》加盖公章。
二、公文发放
指将公
文发放到相关部门。
确定发文后，
综合处发文人员要在
《高新物业发文表》
上编
制发文编号，登记公文
名称、发文日期、数量、发放部门等。对内发放文件须有各处室、部
门相关人员签收。<
/p>
公司级文件发放时只发到处室及相关部门，
处室、
部门内部的传达由各处
室、部门自行管理。各处室、部门收到文件后要签字确认
。
三、公文的传阅
接收的文件需由多部门阅看时，经
综合处处长、总经理在《文件批阅卡》上审批后，原
文件附《文件批阅卡》交由相关处室
、部门阅看，阅看人员签字确认。
四、公文归档
公司发
文由综合处及时归档，填写《文件归档登记表》
。
各处室、部室
自行发放的文件，
如有必要应及时报送综合处归档。
第四章
办
公
用
品
管
理制
度
为进一步开源节流，规范办公用品管理，特做如下规定：
一、职责及范围
（一）
本
制度所指办公用品是指日常办公用品及一些低值易消耗品，
本制度规定了办公
用品计划、采购、发放、使用、保管等方面的职责和管理要求。
（二）
办公用品的采购、保管及发放归口综合处管理。各处室、部门办公用品计划、领
取、使用
、保管等由各处室、部门负责人或指定专人负责。
二、办公用品计划、采购、保管及发放管理办法
（一）
、每月
15
日以前，各处室、部门自行
统计本处或部门的办公用品需求状况，并
列出详细计划，
分类<
/p>
（日常办公用品、
印刷品、
其它）
填写
《用料计划单》
，
计划本着
“
节省、
实用、必需
”
的原则，经处室、部门负责人审批后统一提交综合处。
< br>（二）
、综合处采购人员根据实际情况给予审核并制定采购计划及预算，报经综合
处处
长审核，总经理批准后进行采购，并于每月
25
日至
30
日发放。
（三）
、公司新到工作人员的办公用品，综合处根据各处室、部门负责人提供的名单和
用品清单，负责为其配备必要的办公用品，以保证新到人员的正常工作。
（四）
、除正常配给的办公用品外，若还需用其它日常办公用品的，由使用部门填写书
面《办公用品申请单》
，须经综合处处长批准方可领用。
（五）
、采购人员要以做到办公用品齐全、质优价廉、库存合理、开支适当为原则，
并
要建立帐目，根据《物资的验收、出入库及保管制度》办好入库、出库手续。
（六）
、办公用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全、防火、防盗、严格
按照规章
制度办事，非工作人员不得随意进入库房。
（七）
、各部门物品领用人应本着勤俭节约的原则使用办公用品，适合以旧换新的用品
要以旧换新，综合处有权对各部门的领用情况予以审核与监督。
第五章
办公设备（软件）更新、维护、使用制度
一、职责及范围
1
、公司
办公设备包括：电脑、复印机、打印机、传真机、电话、照相机、摄像机、移
动存储设备
、多功能厅彩电、音响、投影仪及各处室、部门配备的空调等各种贵重物品。办
公软件是
指各类因办公需要而购买或专业制作的软件。为了保证各项办公设备的正常使用，
各类办
公软件的安全操作，发挥办公设备及办公软件的最大功效，特制定本制度。
2
、传真机、照相机、摄像机、多功能厅（会议室）内彩电及
VCD<
/p>
、
DVD
均由综合处
指定专人保管、
使用，定期进行检查，发现问题应及时报告，
由综合处通知定点维修公司的
技术人员前来检查、维修、保养。
3
、各处室配备的计算机，由各处室指定专人定期负责清洁工作。
二、更新、维修及维护保养
1
、办公
设备的更新是指办公设备的升级或更新、移动存储设备的采购、各类耗材的补
给、
特殊配套设备的购置。
办公设备发生各种故障不能使用时即可进行维修
。
办公软件的更
新是指由于工作而需新购置或升级的各类应用软
件。
2
、需要进行办公设备更新时，由各处室、部门或设备监管人填
写《办公设备更新（维
修）申请单》
，由处室、部门负责人审核
、总经理批准，由综合处负责采购。综合处根据市
场报价做好新购置办公设备的预算，经
综合处处长、总经理审批后购买、发放。
3
、各类
办公设备发生故障时，可随时填写《办公设备更新（维修）申请单》
，通过定
点公司或专业维修人员进行维修。